Thuê một đơn vị ngoài tổ chức business matching thường bắt đầu bằng một email ngắn: cho xin báo giá. Rồi nhận về ba bản báo giá không so sánh được với nhau, vì mỗi nơi hiểu yêu cầu một kiểu. Vấn đề không nằm ở các đơn vị mà ở chỗ yêu cầu chưa được viết ra.
Một brief tốt ghi lại các quyết định đã chốt và chưa chốt, để người nhận biết chỗ nào phải làm theo, chỗ nào phải đề xuất. Khi thuê đơn vị tổ chức business matching, brief là tài liệu rẻ nhất và có tác động lớn nhất đến chất lượng báo giá nhận về.
Khi nào nên thuê đơn vị tổ chức business matching
Có bốn tình huống hay gặp. Đội của bạn chưa từng điều hành lịch hẹn nhiều bàn song song. Chương trình cần mời buyer ở thị trường mà bạn chưa có quan hệ. Ngày diễn ra cần nhiều người hiện trường hơn số nhân sự sẵn có. Hoặc bạn muốn một người đứng giữa hai bên để giữ vai trung lập, điều thường xảy ra với hiệp hội có nhiều thành viên cạnh tranh nhau.
Nếu chỉ cần xếp vài cuộc hẹn cho một đoàn nhỏ, nhiều khi bảng tính và một người điều phối là đủ, không cần thuê ngoài.
Brief gồm mười mục
- Mục tiêu và thước đo: chương trình thành công khi nào, đo bằng số gì.
- Hồ sơ buyer: ngành, thị trường, vai trò, số lượng mong muốn.
- Hồ sơ nhà cung cấp: ai được tham gia, điều kiện, số lượng.
- Thời gian và địa điểm: ngày dự kiến, nơi tổ chức hay chưa chốt.
- Quy mô: số cuộc hẹn dự kiến, độ dài mỗi cuộc.
- Phạm vi dịch vụ: mời buyer, ghép cặp, điều hành hiện trường, phiên dịch, tham quan nhà máy hoặc trại nuôi.
- Ngân sách khung: một khoảng đủ để đơn vị tổ chức biết nên đề xuất gói nào.
- Dữ liệu: ai giữ danh sách buyer và kết quả cuộc hẹn.
- Báo cáo: nội dung, thời điểm, định dạng.
- Ràng buộc: đối thủ không được ngồi cùng bàn, nhãn hàng độc quyền, quy định nội bộ.
Bài về event brief giải thích cách viết gọn trong một trang.
Báo giá nên có những khoản nào
Mỗi đơn vị trình bày khác nhau, nhưng một báo giá đọc được thường tách các khoản sau: phí dịch vụ và quản lý, nhân sự hiện trường, phần mềm hoặc công cụ ghép, phiên dịch, chi phí đưa đón và lưu trú buyer nếu có, in ấn và bảng hiệu, quà tặng, bảo hiểm, và thuế. Khoản nào bị gộp thành một dòng lớn, hãy hỏi họ tách ra, vì đó thường là chỗ khó so sánh nhất. Bài về RFP sự kiện nói thêm về cách yêu cầu báo giá để nhận về các bản so sánh được.
Câu hỏi nên đặt trước khi ký
- Đơn vị đã tổ chức chương trình tương tự chưa, và có thể cho xem tài liệu thật, không chỉ lời kể.
- Ai là người điều hành trực tiếp, và người đó có mặt xuyên suốt hay chỉ lúc ký hợp đồng.
- Dữ liệu buyer thu được thuộc về ai, lưu trữ thế nào, xóa khi nào.
- Nếu buyer vắng mặt hoặc nhà cung cấp rút lui, chương trình xử lý ra sao.
- Mốc thanh toán gắn với sản phẩm bàn giao nào.
- Sau buổi họp, ai theo dõi và báo cáo trong bao lâu.
Bài về hợp đồng thuê đơn vị tổ chức sự kiện giải thích các điều khoản nên đọc kỹ, còn bài về event producer giúp phân biệt người sản xuất sự kiện với người chỉ lo hậu cần.
Dấu hiệu cần cân nhắc kỹ
Đơn vị hứa một con số buyer rất cụ thể nhưng không giải thích kế hoạch mời. Đơn vị không hỏi bạn về mục tiêu mà chỉ hỏi ngân sách. Đơn vị không nhắc đến khâu theo dõi sau họp, vì thường đó là khâu tốn công nhất và ít ai muốn nhận. Một báo giá quá thấp so với hai bản còn lại cũng đáng được hỏi lại, vì có thể thiếu hẳn một hạng mục. Cuối cùng, cẩn thận với phạm vi mở: nếu báo giá ghi hỗ trợ mọi việc phát sinh mà không nêu giới hạn, hai bên sẽ tranh luận về chữ hỗ trợ ngay sau khi chương trình bắt đầu.
Cách làm việc của Nguyễn Anh Trung
Nguyễn Anh Trung làm việc với tư cách nhà sản xuất sự kiện độc lập. Báo giá theo từng chương trình, không niêm yết giá công khai, và ngân sách đi thẳng vào chương trình thay vì qua lớp trung gian. Quy trình làm việc theo đúng trình tự đã nêu ở bài quy trình tổ chức business matching, từ mục tiêu, bảng hỏi, ghép cặp đến theo dõi sau họp.
Gửi brief để nhận phương án
Nếu bạn đang cần thuê đơn vị tổ chức business matching, cho ngành thủy sản, sự kiện Web3 hay đoàn tham quan nhà máy và trại tôm, hãy gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Brief chưa đầy đủ cũng không sao. Mười mục ở trên chỉ để bạn biết nên bắt đầu từ đâu, phần còn thiếu sẽ được đề xuất trong buổi trao đổi đầu tiên.
Một brief nói rõ điều chưa chốt có giá trị hơn một brief giả vờ đã chốt hết.