Khi một doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức sự kiện, hợp đồng thường là bản mẫu của bên cung cấp, dài vài trang, ký sau một vòng sửa giá. Phần lớn tranh chấp không đến từ việc ai cố tình làm sai, mà từ những chỗ hợp đồng im lặng: hai bên hiểu khác nhau về việc "đã bao gồm" và "chưa bao gồm", về ai quyết định khi cần đổi, về chuyện gì xảy ra nếu sự kiện bị hủy.
Tám mục nên đọc kỹ trước khi ký
Hợp đồng thuê đơn vị tổ chức sự kiện không đơn thuần là thủ tục pháp lý, mà là bản mô tả bằng chữ của sự kiện mà khách hàng sẽ nhận. Tám mục sau đáng đọc kỹ nhất.
Một: phạm vi công việc và sản phẩm bàn giao
Mục này trả lời câu hỏi cơ bản nhất: nhà cung cấp làm gì, giao gì. Cách viết yếu là "tổ chức sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất". Cách viết tốt liệt kê từng hạng mục, số lượng, thông số và thời điểm, và đính kèm phụ lục.
Tài liệu của chương trình đào tạo quản lý triển lãm khuyên các hợp đồng nên ghi rõ dịch vụ cụ thể mà bên cung cấp làm, ngày diễn ra gồm cả ngày dựng và ngày tháo, giá hoặc công thức tính giá. Cùng nguyên tắc áp dụng cho hợp đồng với đơn vị tổ chức.
Hai: mốc thanh toán
Các khoản thanh toán nên gắn với mốc công việc thay vì chỉ gắn với ngày. Ví dụ ba đợt: một phần khi ký, một phần khi duyệt ý tưởng và kịch bản, phần còn lại sau khi sự kiện kết thúc và nghiệm thu. Điều này giữ cho cả hai bên cùng có động lực.
Ba: quy trình thay đổi
Sự kiện nào cũng có thay đổi: số khách đổi, diễn giả đổi, địa điểm đổi. Hợp đồng nên ghi thay đổi được đề xuất thế nào, ai duyệt, tính thêm phí ra sao, và cần duyệt bằng văn bản. Thiếu mục này, mỗi thay đổi nhỏ là một cuộc tranh luận về tiền.
Bốn: nhà thầu phụ
Đơn vị tổ chức thường thuê thêm nhà cung cấp cho sân khấu, âm thanh, ăn uống. Khách hàng nên biết ai làm gì, và liệu nhà thầu phụ có phải được khách duyệt trước không. Cũng nên hỏi ai chịu trách nhiệm nếu nhà thầu phụ làm sai.
Năm: quyền sử dụng tài liệu và nội dung
Khi sự kiện có thiết kế, video, ảnh chụp, ai là chủ và được dùng vào mục đích gì sau này? Khách hàng thường muốn dùng ảnh cho truyền thông, và nhà cung cấp thường muốn giữ quyền đưa vào hồ sơ năng lực. Hợp đồng nên ghi rõ quyền của mỗi bên.
Sáu: hủy, hoãn và bất khả kháng
Phần này cần đọc kỹ nhất. Nếu khách hàng hủy, nhà cung cấp giữ lại bao nhiêu. Nếu nhà cung cấp không làm được, khách nhận lại bao nhiêu. Nếu có sự cố bất khả kháng, hai bên chia chi phí đã chi ra sao. Bài về điều khoản force majeure và bài về liquidated damages giải thích hai khái niệm này, dù viết cho hợp đồng địa điểm nhưng nguyên tắc dùng được cho hợp đồng này.
Bảy: trách nhiệm và bảo hiểm
Nếu có người bị thương, tài sản bị hỏng, ai chịu? Hợp đồng nên có điều khoản bồi hoàn rõ và yêu cầu nhà cung cấp có bảo hiểm trách nhiệm phù hợp. Bài về điều khoản bồi hoàn và bảo hiểm đi sâu hơn.
Tám: dữ liệu và bảo mật
Danh sách khách tham dự, thông tin đăng ký là tài sản của khách hàng. Hợp đồng nên ghi nhà cung cấp chỉ được dùng dữ liệu cho sự kiện này, xóa hoặc trả lại sau khi kết thúc, và không chia sẻ cho bên khác. Quy định về dữ liệu cá nhân ở Việt Nam ngày càng chặt, nên mục này cần được luật sư kiểm tra.
Phụ lục quan trọng hơn thân hợp đồng
Phần nhiều sự kiện đủ nhỏ để thân hợp đồng chỉ có vài trang. Thứ thật sự quyết định là phụ lục: bảng hạng mục, kịch bản sơ bộ, bảng giá chi tiết, lịch trình. Khi tranh chấp xảy ra, người ta mở phụ lục trước.
Một mẹo thực tế là đính kèm chính event brief làm phụ lục đầu tiên. Nó cho cả hai bên nhớ sự kiện này sinh ra để làm gì, và là thước đo khi cần quyết định thay đổi.
Những câu nên hỏi trước khi ký
- Trong báo giá này, hạng mục nào có thể phát sinh thêm tiền, và theo công thức nào
- Ai là người phụ trách chính và có mặt tại hiện trường trong ngày diễn ra
- Nếu người phụ trách chính nghỉ giữa chừng, ai thay thế
- Phương án dự phòng cho kỹ thuật, nhân sự, thời tiết
Nếu đang cân nhắc thuê đơn vị tổ chức, bài về chọn đơn vị tổ chức team building có bộ câu hỏi tương tự dùng được cho các loại sự kiện khác.
Lưu ý về pháp lý
Nội dung ở đây là bảng kiểm thực hành, không phải tư vấn pháp lý. Hợp đồng thật cần được luật sư rà soát theo quy định hiện hành tại Việt Nam, nhất là các mục về bồi thường, bất khả kháng và dữ liệu cá nhân. Nếu cần người cùng đọc hợp đồng và bảng báo giá trước khi ký, có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá.
Một hợp đồng tốt không làm sự kiện hay hơn, nhưng làm cho điều dở nhất cũng có đường xử lý rõ ràng.