Một doanh nghiệp thủy sản Na Uy hay một nhà sản xuất máy móc Hàn Quốc khi cân nhắc tham gia triển lãm ở Việt Nam thường gặp cùng một lo lắng: không biết thị trường, không có người thân quen, không rõ nên dựng gian hàng theo kiểu nào. Với người làm sales của ban tổ chức, đây là lúc câu trả lời có tên là pavilion bước vào.
International pavilion là gì
International pavilion là khu gian hàng gom các nhà trưng bày của cùng một quốc gia hoặc cùng một nhóm nước vào một cụm trong triển lãm. Tài liệu bán gian hàng trong chương trình đào tạo quản lý triển lãm nhắc đến việc tạo pavilion quốc tế như một chiến lược để thu hút nhà trưng bày quốc tế.
Các pavilion này thường cho nhà trưng bày nước ngoài một gói gian hàng dựng bằng vách cứng theo kiểu quen thuộc hơn ở các triển lãm ngoài Mỹ. Pavilion lớn có thêm khu phòng chờ, phiên dịch và dịch vụ khác để mời khách đến thăm.
Một pavilion tốt không đơn thuần là nơi đặt các gian hàng cạnh nhau, mà là một sản phẩm hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp nước ngoài muốn ra thị trường mà không phải tự lo hết.
Tại sao nhà trưng bày nước ngoài thích pavilion
Có ba lý do thường thấy. Lý do đầu là giảm công sức. Nhà trưng bày chỉ cần gửi hàng và người đến, phần dựng gian hàng, điện nước và phiên dịch do đơn vị đứng đầu pavilion lo. Lý do thứ hai là có điểm nhận diện chung. Khách địa phương thích đi vào khu có cờ và chủ đề quen thuộc. Lý do thứ ba là chi phí chia nhỏ, vì thuê chung dịch vụ rẻ hơn mỗi bên đi riêng.
Ở nhiều nước, các pavilion do cơ quan chính phủ hoặc hiệp hội thương mại đứng ra bảo trợ, gom doanh nghiệp trong nước đi xúc tiến thương mại. Tài liệu về sơ đồ triển lãm cũng ghi nhận nhiều triển lãm ở Mỹ có pavilion quốc tế do chính phủ tài trợ.
Thiết kế pavilion trên sơ đồ
Theo tài liệu thiết kế sơ đồ, các pavilion này thường là gian dạng island (bốn mặt tiếp giáp lối đi), hoặc các dãy gian hàng lưng tựa lưng, hoặc hai dãy đối mặt nhau cách một lối đi, gọi là booth block. Tùy loại không gian mua, pavilion thường được phép dùng toàn bộ chiều cao tối đa theo quy định dành cho island.
Lý do ban tổ chức nới quy định là hai điều: nhà trưng bày thấy mình nhận được nhiều giá trị hơn cho số tiền bỏ ra, và quy tắc nhất quán giúp nhà trưng bày từ nhiều quốc gia không phải học lại luật mỗi nơi.
Câu hỏi thiết kế đáng đặt ra trên sơ đồ là pavilion sẽ được ký hiệu thế nào để nổi bật. Màu sàn, cờ treo trần, biển chỉ dẫn riêng và vị trí gần lối vào đều là cách làm. Bài về quy trình làm sơ đồ gian hàng và bài về Feature Area bàn thêm về nhóm khu vực đặc biệt này.
Làm thế nào để bán pavilion
Ban tổ chức có hai hướng bán. Hướng thứ nhất là làm việc với đầu mối của quốc gia đó, như cơ quan xúc tiến thương mại hoặc hiệp hội ngành, để họ thuê cả cụm rồi tự chia lại cho thành viên. Hướng thứ hai là tự mời từng doanh nghiệp, rồi gom họ vào cụm.
Tài liệu bán gian hàng còn gợi ý một cách tổ chức đội sales cho thị trường quốc tế: dùng đại lý theo từng thị trường, mỗi đại lý phụ trách một khu vực. Ví dụ, một đại lý lo thị trường Thượng Hải và một đại lý khác lo Bắc Kinh. Cách này tận dụng quan hệ địa phương và ngôn ngữ mà đội trong nước khó có được.
Dù chọn hướng nào, hồ sơ mời gian hàng cho pavilion nên có phần riêng viết cho nhà trưng bày quốc tế. Bài về Exhibitor Prospectus giải thích cấu trúc chung của hồ sơ này.
Dịch vụ cần có để pavilion không thành lỗ
Pavilion hấp dẫn nhưng dễ thành gánh nặng nếu dịch vụ không rõ. Ban tổ chức cần chốt trước các điểm sau.
- Ai chịu trách nhiệm dựng và tháo vách gian hàng
- Dịch vụ phiên dịch có phí hay miễn phí
- Phòng chờ, nước uống phục vụ ai và đến giờ nào
- Quy trình vận chuyển hàng quốc tế, thủ tục hải quan và quy tắc drayage
- Lịch dựng riêng nếu pavilion có kết cấu lớn
Mỗi điểm không rõ là một khoản phát sinh sẽ bị đẩy qua lại giữa ban tổ chức, đơn vị đứng đầu pavilion và nhà thầu chính.
Kết quả cần đo sau mỗi kỳ
Sau triển lãm, hãy hỏi riêng nhà trưng bày trong pavilion về số cuộc gặp, số khách tiềm năng và ý định quay lại, rồi so với nhà trưng bày ngoài pavilion. Nếu nhóm trong pavilion hài lòng hơn, đó là bằng chứng để mở rộng thêm quốc gia mới ở kỳ sau.
Pavilion có thể là con đường nhanh nhất để triển lãm có thêm nhà trưng bày nước ngoài. Nếu đang lên kế hoạch mở rộng khách quốc tế cho triển lãm của mình, có thể gửi yêu cầu tại trang báo giá để trao đổi thêm.
Nhà trưng bày nước ngoài nhớ nơi họ được đón tiếp chu đáo hơn nơi họ được giảm giá nhiều hơn.