Một khách tham quan bước vào hội trường lần đầu, tay cầm badge và điện thoại, nhìn quanh. Trước mặt là hàng trăm gian hàng, lối đi chia nhiều hướng, âm nhạc ồn ào. Họ cần tìm khu hội thảo ở đâu, nhà vệ sinh ở đâu, gian hàng của một công ty cụ thể ở đâu. Nếu sau hai phút không thấy biển nào trả lời, họ sẽ làm điều tự nhiên nhất: hỏi người đầu tiên đi qua, thường là nhà trưng bày đang bận bán hàng.
Vì sao biển chỉ dẫn thường bị làm muộn
Biển chỉ dẫn triển lãm hay đến cuối danh sách, vì nó vừa thấp hơn sân khấu về độ nổi bật, vừa phải đợi sơ đồ gian hàng chốt. Nhưng khi thiếu biển, cái giá lại nằm ở hiệu quả của cả sự kiện: khách đi lòng vòng, nhà trưng bày ít khách ghé, nhân viên bị hỏi liên tục.
Tài liệu về thiết kế sơ đồ của chương trình đào tạo quản lý triển lãm gợi ý một cách kiểm tra rất thực tế. Đứng trên cao, từ cửa sổ văn phòng ban tổ chức hoặc lối đi kỹ thuật phía trên sàn, quan sát khách đi từ lối vào ra lối ra. Câu hỏi cần đặt: khách rẽ hướng nào khi vào hội trường, có đi thẳng đến khu ăn uống không, có khu nào bị bỏ qua không, có chỗ nào quá đông, và biển chỉ dẫn có thực sự giúp họ không.
Biển chỉ dẫn không đơn thuần là vật trang trí, mà là cách ban tổ chức nói chuyện với khách khi không có ai đứng cạnh.
Ai chịu trách nhiệm làm biển
Theo tài liệu vận hành, in và đặt biển thông tin cũng như biển tài trợ khắp địa điểm là một phần công việc của ban tổ chức. Nhà thầu chính (OSC) thường nhận việc tạo và treo biển, băng rôn. Vì thế, câu hỏi đầu tiên là: ai thiết kế, ai in, ai treo, ai chịu trách nhiệm nếu biển sai?
Bài về Official Service Contractor giải thích vai trò này. Với biển treo trần, cần nhà thầu có thiết bị giàn treo, và điểm treo thường nằm trong dịch vụ độc quyền của địa điểm, như bài về dịch vụ độc quyền của địa điểm triển lãm đã nêu.
Bốn lớp biển cần có
Lớp đầu là biển ngoài tòa nhà và tại lối vào, cho khách biết đã đến đúng sự kiện và đi cửa nào. Lớp hai là biển tại quầy đăng ký, đủ cao và to để thấy từ cuối hàng người. Lớp ba là biển treo trần hoặc cột chỉ các khu vực chính: khu triển lãm, phòng hội thảo, khu ăn uống, nhà vệ sinh. Lớp bốn là bảng sơ đồ tại các điểm quyết định, như ngã ba lối đi chính.
Với mỗi lớp, hãy kiểm tra khoảng cách đọc được. Quy tắc dễ nhớ: nếu người đứng cách biển 10 mét mà không đọc được chữ chính, biển cần to hơn.
Quy định về chiều cao và vị trí
Tài liệu thiết kế sơ đồ nhắc đến chiều cao tối đa của gian hàng, tính cả biển hiệu, thường khoảng 16 feet (khoảng 5 mét) với gian island trong thông lệ ở Mỹ. Mỗi triển lãm tự đặt giới hạn riêng. Giới hạn này cần nhất quán với biển treo của ban tổ chức. Nếu biển ban tổ chức treo thấp hơn biển nhà trưng bày, chữ chỉ dẫn bị che khuất.
Sơ đồ gốc cũng nên đánh dấu vị trí vòi cứu hỏa, chuông báo cháy, bình chữa cháy, hộp điện, và các cột. Biển chỉ dẫn không được che những thiết bị an toàn này, và không được chắn lối thoát hiểm. Bài về Emergency Readiness trình bày phần ứng phó khi có sự cố.
Lập bản đồ biển trước khi in
Quy trình đáng làm gồm bốn bước.
- In sơ đồ hội trường và đánh dấu từng vị trí đặt biển, kèm loại biển và kích thước.
- Đi theo từng tuyến khách chính, từ cửa vào đến quầy đăng ký, đến phòng hội thảo, đến khu ăn uống, để kiểm tra mỗi chỗ rẽ đã có biển chưa.
- Duyệt mẫu in thử ở kích thước thật, đặt trong hội trường và nhìn từ xa.
- Chuẩn bị bộ biển dự phòng cho các điểm hay đổi như phòng hội thảo bị đổi giờ.
Bước thứ ba hay bị bỏ qua nhất, và là bước tránh được nhiều lỗi in chữ quá nhỏ nhất.
Biển chỉ dẫn và dữ liệu hành vi khách
Biển còn có thể giúp ban tổ chức điều tiết dòng khách. Nếu khu ăn uống thường đông, một biển hướng sang khu thứ hai cạnh bên giúp phân luồng. Nếu phòng hội thảo ở góc khuất, biển chỉ dẫn mạnh hơn và có người đứng chỉ đường sẽ kéo thêm người vào nghe.
Sau triển lãm, ghi lại những chỗ khách hay hỏi đường. Đó là danh sách biển cần thêm cho kỳ sau, và nó có trong đánh giá sau triển lãm. Bài về quy trình làm sơ đồ gian hàng bàn thêm cách dùng quan sát luồng khách để chỉnh sơ đồ.
Nếu cần người cùng rà hệ thống biển cho kỳ triển lãm sắp tới, có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá.
Biển chỉ dẫn tốt là biển mà khách không nhận ra mình đã dùng, vì họ đã đến đúng nơi mà không phải hỏi ai.