Vì sao cần một kịch bản rõ ràng thay vì để tự phát
Một kịch bản team building tốt không cần phức tạp, nhưng cần đủ chi tiết để người điều phối tại chỗ biết chính xác việc gì diễn ra ở từng mốc thời gian. Thiếu một kịch bản team building rõ ràng là nguyên nhân phổ biến nhất khiến các buổi sự kiện tưởng chừng đơn giản lại rơi vào tình trạng lộn xộn ngay từ những phút đầu. Phần tiếp theo trình bày một mẫu kịch bản team building cụ thể, có thể điều chỉnh trực tiếp theo quy mô đoàn và loại hoạt động công ty đã chọn, thay vì phải xây dựng lại từ đầu.
Một buổi team building không có kịch bản chi tiết thường rơi vào tình trạng người đến sớm không biết làm gì, phần chính bắt đầu trễ, và phần networking cuối buổi bị dồn ép vì hết giờ. Có một kịch bản rõ ràng theo từng mốc thời gian giúp người tổ chức chủ động hơn, đặc biệt khi kết hợp nhiều hoạt động trong cùng một buổi như đua kart và networking.
Khung giờ tham khảo cho đoàn 80-100 người
Giai đoạn đầu, khoảng 30-45 phút, dành cho đón khách, check-in và làm quen không gian. Đây cũng là lúc phù hợp để những người chưa từng đua kart được hướng dẫn kỹ thuật cơ bản trước khi vào lượt chính thức.
Giai đoạn hai, khoảng 1,5-2 tiếng, là phần đua kart chính. Chia đoàn thành các nhóm nhỏ theo lượt, mỗi lượt khoảng 8-10 phút để đảm bảo mọi người đều được đua đủ số vòng đã lên kế hoạch. Có thể tổ chức theo hình thức đua đội, tính điểm tổng để tạo tinh thần cạnh tranh nhóm thay vì chỉ cạnh tranh cá nhân.
Giai đoạn ba, khoảng 1-1,5 tiếng, chuyển sang phần networking và ăn uống. Đây là lúc công bố kết quả đua, trao giải cho đội thắng, và để cả đoàn giao lưu trong không khí thoải mái sau phần thi đấu.
Áp dụng thực tế tại một địa điểm cụ thể
Kịch bản này áp dụng khá sát với cách bố trí không gian tại Infinity Racing. Zone 1 rộng 73 mét vuông đóng vai trò khu hâm nóng trước đua, nơi diễn ra giai đoạn một. Đường đua kart 3 tầng dùng cho giai đoạn hai. Zone 2 rộng 115 mét vuông, được thiết kế làm khu networking cao cấp, phù hợp cho giai đoạn ba gồm phần lễ, trao giải và giao lưu.
Những điều cần chuẩn bị trước khi áp dụng kịch bản này
Thứ nhất là số lượng xe kart và thời gian mỗi lượt đua, cần tính toán để đảm bảo mọi người đều được đua trong khung giờ đã định, tránh tình trạng dồn giờ vào cuối buổi. Thứ hai là kịch bản dự phòng nếu một số người muốn đua thêm lượt, nên chuẩn bị sẵn khoảng thời gian đệm 15-20 phút giữa giai đoạn hai và ba. Thứ ba là phần âm thanh, ánh sáng cho khu networking, nên trao đổi trước với đơn vị vận hành địa điểm để không phát sinh chi phí thuê thiết bị riêng.
Vai trò của ảnh và video ghi lại sự kiện
Một phần thường bị bỏ sót khi lên kịch bản là kế hoạch ghi hình. Với một buổi có nhiều khoảnh khắc đáng nhớ như đua kart, việc không có người chụp ảnh hoặc quay video chuyên trách là một điều đáng tiếc, vì phần lớn người tham gia sẽ bận tập trung vào hoạt động, không ai rảnh tay để ghi lại khoảnh khắc của người khác.
Nên bố trí ít nhất một người chuyên chụp ảnh trong suốt giai đoạn đua xe, tập trung vào khoảnh khắc xuất phát, các pha vượt nhau và biểu cảm của người tham gia khi về đích, thay vì chỉ chụp ảnh nhóm cuối buổi. Với ngân sách cho phép, một video ngắn 2-3 phút tổng hợp không khí sự kiện là nội dung có giá trị sử dụng lâu dài, có thể dùng cho bản tin nội bộ, trang tuyển dụng hoặc làm tư liệu khi lập kế hoạch cho năm sau. Nhiều địa điểm tổ chức chuyên nghiệp có sẵn đội ngũ ghi hình hoặc gợi ý đối tác quay chụp quen thuộc với không gian, giúp chất lượng hình ảnh tốt hơn so với việc tự sắp xếp nhân sự nội bộ kiêm nhiệm việc này.
Bài liên quan cho lịch trình gọn hơn
Kịch bản trên tính cho một buổi trọn vẹn 3-5 tiếng. Nếu công ty chỉ có đúng nửa buổi chiều vào mùa cuối năm bận rộn, bài lịch trình team building nửa ngày cho công ty bận rộn cuối năm có mẫu rút gọn hơn, phù hợp khi thời gian eo hẹp.
Kịch bản này phù hợp với quy mô nào
Với đoàn dưới 50 người, có thể rút ngắn giai đoạn đua xe xuống còn 1 tiếng vì số lượt cần chia ít hơn. Với đoàn trên 150 người, nên cân nhắc chia thành hai ca đua liên tiếp để đảm bảo chất lượng trải nghiệm không bị loãng. Một kịch bản tốt không phải kịch bản dài nhất, mà là kịch bản khớp đúng với quy mô đoàn và không để bất kỳ giai đoạn nào bị cắt xén vì thiếu thời gian.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp 30 phút.
