Cuối năm là mùa team building, cũng là mùa ai cũng còn việc chưa chốt xong. Một buổi trọn ngày nghe hấp dẫn trên giấy nhưng dễ khiến nhân viên vừa tham gia vừa lo deadline, còn công ty thì ngại vì mất trọn một ngày làm việc của cả phòng. Một lịch trình team building nửa ngày không đơn thuần là bản rút gọn cho có, mà là cách thiết kế lại để giữ đúng phần cao trào nhất, bỏ đi phần không ai nhớ.
Khung giờ 13h30 đến 17h30: bốn tiếng đủ dùng
Buổi chiều muộn ngày thường thường là khung giờ dễ sắp xếp nhất, không phải xin nghỉ cả ngày, kết thúc vừa kịp giờ tan tầm. Dưới đây là cách chia bốn tiếng hợp lý cho một đoàn khoảng 40-60 người.
13h30 - 14h: đón đoàn và khởi động
Cả đoàn tập trung tại khu hâm nóng, nhận trang phục bảo hộ, nghe hướng dẫn an toàn nhanh. Đây cũng là lúc chia đội nếu có thi đấu theo nhóm. Không nên kéo dài phần này quá 30 phút, vì năng lượng cao nhất của mọi người nên dồn cho phần đua.
14h - 16h: đua kart chia lượt
Đây là phần trung tâm của buổi, chiếm gần một nửa thời lượng. Chia thành nhiều lượt đua ngắn xen kẽ nghỉ, thay vì một lượt đua dài duy nhất, giúp mọi người vừa có thời gian hồi sức vừa có cơ hội theo dõi đồng nghiệp thi đấu. Người chưa tới lượt đứng ở khu hâm nóng cổ vũ, không phải ngồi một góc chờ tay không.
16h - 17h30: ăn uống và trao giải
Cả đoàn chuyển sang khu networking, ăn nhẹ hoặc dùng bữa tuỳ gói đã chọn, trao giải cho các đội có thành tích tốt trong buổi đua. Đây là lúc phù hợp để lãnh đạo nói vài câu ngắn, không cần bài phát biểu dài, vì mọi người vừa trải qua một buổi có cao trào thật, không cần thêm lời truyền cảm hứng để giữ không khí.
Vì sao ít hoạt động hơn lại hiệu quả hơn
Ba hoạt động được đầu tư kỹ, có khoảng nghỉ giữa các phần, hiệu quả hơn năm hoạt động dồn dập khiến người tham gia mệt trước khi tới phần giao lưu. Khoảng nghỉ chính là lúc mọi người trò chuyện thật, không phải phần bị cắt bớt vì thiếu thời gian.
Gói team building tại Infinity Racing đã gồm đua kart, ăn uống và giải trí tại chỗ, vừa đủ cho khung giờ nửa ngày mà không cần công ty tự gom nhiều nhà cung cấp.
Điều cần chuẩn bị trước buổi
Nhân viên nên tới sớm hơn giờ hẹn khoảng 15 phút để kịp đổi trang phục bảo hộ và nghe hướng dẫn an toàn, tránh dồn cả đoàn vào phút chót làm trễ giờ đua. Trang phục thoải mái, giày kín mũi là đủ, không cần chuẩn bị gì đặc biệt. Với những ai đi thẳng từ văn phòng, nên mang theo một bộ đồ gọn nhẹ để thay nếu buổi tối có thêm phần giao lưu trang trọng hơn.
Công ty nên xác nhận số lượng người tham gia chính xác trước khoảng một tuần, để việc chia lượt đua và sắp bàn ăn được tính đúng ngay từ đầu, tránh tình trạng thiếu ghế hoặc dư phần ăn vào phút chót.
Lịch trình có thể điều chỉnh theo văn hoá công ty
Không phải công ty nào cũng muốn lãnh đạo phát biểu sau phần đua. Có công ty thích để phần này diễn ra tự nhiên qua bữa ăn, không cần micro, không cần bục phát biểu. Lịch trình mẫu ở trên là khung tham khảo, phần thứ tự và thời lượng từng mục vẫn có thể co giãn theo phong cách của từng công ty, miễn giữ đúng nguyên tắc ít hoạt động, mỗi hoạt động đủ sâu.
Nếu buổi tổ chức rơi vào ngày trong tuần
Nhiều công ty né cuối tuần vì sợ nhân viên có việc riêng, chọn hẳn một buổi chiều thứ Sáu để vừa tổng kết tuần vừa team building luôn. Cách này có lợi thế tạo cảm giác được nghỉ sớm, nhưng cần báo trước ít nhất một tuần để nhân viên sắp xếp công việc đang dang dở, tránh tình trạng vừa đua vừa cầm điện thoại trả lời email vì chưa kịp bàn giao.
Nếu công ty có ca làm việc lệch nhau giữa các phòng ban, nên xác nhận trước xem phòng nào có thể rời máy đúng giờ hẹn, để không phải chờ một nhóm tới trễ làm lùi cả lịch trình đã tính sát giờ.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và ngày dự kiến để tôi sắp lịch trình phù hợp.