Vào sáng khai mạc, một phóng viên của báo ngành bước vào phòng báo chí và hỏi nhân viên ban tổ chức: "Năm nay có bao nhiêu nhà trưng bày, bao nhiêu nước tham gia, ai là diễn giả chính?". Nếu mỗi câu hỏi cần gọi cho một người khác nhau, bài báo sẽ ra muộn và thường có con số sai. Nếu có sẵn một tờ giấy trả lời đủ cả ba, bài báo sẽ ra đúng ngày và đúng số.
Media kit triển lãm là gì
Tài liệu bán gian hàng của chương trình đào tạo quản lý triển lãm mô tả media kit là bộ tài liệu có thông tin cơ bản về sự kiện, vừa để quảng bá vừa để thông tin chi tiết. Bộ tài liệu này, cùng với hồ sơ mời gian hàng, cần được thiết kế chuyên nghiệp và có cả bản in lẫn bản điện tử.
Bản điện tử nên đăng trên website của sự kiện để nhà trưng bày và các bên quan tâm, kể cả công ty quan hệ công chúng trong ngành, tải về được bất cứ lúc nào. Nhiều triển lãm còn dành một phòng báo chí tại hiện trường, nơi bản media kit luôn có sẵn.
Media kit không đơn thuần là tập tờ rơi gửi cho nhà báo, mà là nguồn thông tin duy nhất để mọi người nói về triển lãm cùng một số liệu.
Bốn phần cần có
Theo cùng tài liệu, một media kit gồm bốn nhóm nội dung chính.
- Cơ cấu khách tham quan, như chức danh, loại hình công ty, vùng địa lý.
- Số liệu thống kê của sự kiện, như số nhà trưng bày, diện tích, số quốc gia tham gia.
- Tin tức và thông tin mà nhà báo cần để viết bài.
- Cơ hội tài trợ và quảng cáo, có thể kèm giá, thông số kỹ thuật và hạn chót.
Phần thứ tư có một lưu ý quan trọng. Tài liệu khuyên nội dung tài trợ chi tiết nên nằm trong Exhibitor Prospectus, một tài liệu dài và đầy đủ hơn, còn media kit chỉ nên giữ ở mức tổng quan. Bài về Exhibitor Prospectus giải thích sự khác biệt này.
Dữ liệu được kiểm toán làm media kit mạnh hơn
Một điểm tạo khác biệt là đưa dữ liệu từ nguồn ngoài vào bộ tài liệu. Tài liệu ngành nhận xét rằng thông tin do bên thứ ba cung cấp làm tăng sức mạnh và độ tin cậy cho cả triển lãm lẫn đội bán hàng. Nếu triển lãm đã làm kiểm toán số liệu khách tham quan, đây là chỗ đặt kết quả.
Nếu chưa có kiểm toán, đừng để trống phần số liệu. Hãy ghi rõ nguồn và phương pháp: số khách đăng ký, số khách thực tế quét badge, kỳ nào. Một con số có ghi chú cách đếm đáng tin hơn một con số đẹp mà không rõ gốc.
Media kit khác gì với hồ sơ mời gian hàng
Hai tài liệu này hay bị nhầm. Hồ sơ mời gian hàng nhằm bán gian hàng cho giám đốc marketing hoặc người ra quyết định của doanh nghiệp. Nó phải chứa mọi thứ giúp họ quyết định: lợi ích, giá, vị trí, mốc thời gian. Media kit nhằm cho báo chí và đối tác truyền thông, nên nhấn vào thông tin để kể câu chuyện về sự kiện.
Một điểm nên làm: để nội dung hai tài liệu khớp nhau từng con số. Nếu hồ sơ mời gian hàng nói 300 nhà trưng bày và media kit nói 280, nhà báo sẽ hỏi con số nào đúng.
Hỗ trợ nhà trưng bày làm việc với báo chí
Nhà trưng bày muốn quảng bá sản phẩm mới thường cần báo chí. Tài liệu bán gian hàng liệt kê những công cụ trong một chương trình marketing tích hợp để nhà trưng bày có thể đạt mục tiêu đó: quảng cáo trong bản xem trước sản phẩm gửi cho khách trước triển lãm, banner trên website của ban tổ chức, quảng cáo trong số báo phát tại hiện trường, và thuê danh sách báo chí trước ngày triển lãm.
Ban tổ chức có thể gợi ý các lựa chọn này khi nói chuyện với nhà trưng bày, như một phần của gói tài trợ xây dựng thương hiệu. Bài về tài trợ xây dựng thương hiệu triển lãm trình bày cách ghép các hạng mục này.
Quy tắc giao tiếp số liệu với báo chí
Một nguyên tắc nhỏ trong tài liệu vận hành: thông tin về số lượng khách cho công chúng và báo chí chỉ nên do nhân viên được chỉ định rà soát và xác nhận. Đừng để nhân viên đăng ký tự trả lời khi nhà báo hỏi. Cách xử lý đơn giản là có một người phát ngôn và một bảng số liệu cập nhật mỗi buổi sáng, đặt trong phòng báo chí.
Bắt đầu từ một trang giấy
Nếu triển lãm chưa có media kit, đừng chờ có bản thiết kế đẹp. Một trang giấy với bốn phần trên, mọi con số kiểm tra hai lần, đã đủ để nhà báo viết đúng bài. Khi có thời gian mới làm bản đầy đủ có hình và biểu đồ.
Nếu cần người cùng soạn bộ tài liệu cho kỳ triển lãm sắp tới, có thể liên hệ qua trang báo giá.
Nhà báo nhớ ban tổ chức đã đưa đúng con số cho họ, và đó là lý do họ quay lại năm sau.