Một diễn giả đến muộn mười phút vào phiên khai mạc, mang theo bản trình chiếu khác với bản đã gửi, và hỏi nhân viên ban tổ chức nơi nào có thể ngồi nghỉ yên tĩnh trước khi lên sân khấu. Câu chuyện nghe quen thuộc với người từng làm hội thảo đi kèm triển lãm. Cách tránh nó không nằm ở may mắn mà ở một quy trình nhỏ nhưng chặt, bắt đầu từ vài tuần trước.
Diễn giả là ai trong một hội thảo đi kèm triển lãm
Tài liệu về quản lý hội nghị của chương trình đào tạo quản lý triển lãm mô tả diễn giả là những chuyên gia nội dung mang kiến thức đến cho người tham dự. Họ thường trình bày bài phát biểu chính ở phiên toàn thể, dẫn hội thảo chuyên đề, đóng vai người huấn luyện hoặc người điều hành workshop, và có khi đưa các thông điệp truyền cảm hứng.
Với triển lãm, hội thảo còn có một nhiệm vụ đặc biệt: giữ chân khách ở lại lâu hơn và tạo lý do để người ra quyết định đến. Bài về Andragogy bàn cách thiết kế nội dung cho người lớn. Bài này tập trung vào phần quản lý con người.
Quản lý diễn giả hội thảo triển lãm không đơn thuần là gửi thư mời và xếp lịch, mà là chuỗi cam kết hai chiều giữa ban tổ chức và người đứng trên sân khấu.
Bước một: kiểm tra trước khi mời
Tài liệu khuyên khi lập hướng dẫn cho diễn giả, người lên kế hoạch nên yêu cầu tham chiếu từ các nhóm đã từng mời diễn giả đó gần đây và thực sự kiểm tra từng tham chiếu. Cần xác nhận diễn giả có kỹ năng trình bày, dùng thành thạo thiết bị nghe nhìn và thiết kế được bản trình chiếu hiệu quả, hiểu lý thuyết học của người lớn, quen với ngành cần nói, và có nhiều cách truyền đạt cho khán giả đa dạng.
Một diễn giả nổi tiếng trên mạng không chắc đã biết kể chuyện với khán phòng 200 người ngồi ghế ở một hội trường triển lãm. Gọi điện cho một hai đơn vị đã mời họ mất mười lăm phút và cứu cả buổi.
Bước hai: gửi thông tin chương trình sớm
Tài liệu liệt kê những gì cần gửi diễn giả từ sớm, gồm dàn ý chương trình và mục tiêu học tập, chính sách chi trả đi lại và thù lao, mẫu đặt thiết bị nghe nhìn, các biểu mẫu cần ký, định dạng trình bày ưu tiên, và hạn chót nộp tài liệu phát tay.
Mục tiêu học tập được yêu cầu gửi trước vì hai lý do: để dùng cho quảng bá phiên và để đánh giá phiên sau đó. Nếu không có mục tiêu ghi rõ, không ai biết phiên có thành công hay không.
Các khoản chi phí diễn giả thường gồm thù lao, chi phí đi lại, phụ cấp ăn ở và chỗ đỗ xe. Bài về housing cho diễn giả và khách VIP nói riêng về phần lưu trú.
Bước ba: có quy trình thu bài trình bày
Một quy trình thu và quản lý bản trình chiếu là điều tài liệu nhấn mạnh. Với triển lãm có nhiều phòng hội thảo, nên có một địa chỉ nộp duy nhất, một hạn chót rõ, và một người kiểm tra định dạng, phông chữ, video nhúng trước ngày diễn ra. Mang file qua ổ USB vào sát giờ là nguyên nhân của nhiều sự cố nhỏ.
Bước bốn: phòng chờ cho diễn giả
Tài liệu khuyên bố trí một phòng chờ dành riêng cho diễn giả suốt thời gian sự kiện, nơi họ có thể làm việc, nghỉ ngơi, thử thiết bị âm thanh hình ảnh, tập dợt hoặc chuẩn bị trước và giữa các phiên.
Đây là phần dễ làm và hiệu quả cao. Một phòng nhỏ có bàn, ổ điện, nước, kết nối mạng và một nhân viên phụ trách là đủ. Khi diễn giả ngồi yên tĩnh trước giờ lên sân khấu, họ trình bày tốt hơn, và ban tổ chức biết họ ở đâu khi cần gọi.
Bước năm: khắc phục thách thức của sàn triển lãm
Môi trường triển lãm không được thiết kế cho việc học. Âm thanh từ gian hàng lân cận, ánh sáng và vật cản có thể gây khó cho thiết bị nghe nhìn. Tài liệu gợi ý các cách xử lý như thêm loa phụ đặt phía trước sân khấu, loa trễ ở nửa sau phòng, và dùng loa dạng dãy cong như trong các nhà hát hòa nhạc.
Điều này nên được thử trước giờ mở cửa, với một người đứng ở hàng ghế cuối nghe thử, chứ không đoán bằng mắt.
Bước sáu: đánh giá và phản hồi
Tài liệu ngành chia đánh giá thành đánh giá trong lúc diễn ra, giúp diễn giả theo dõi người nghe có hiểu không, và đánh giá sau phiên, giúp ban tổ chức biết mục tiêu học tập có đạt không. Hai biểu mẫu ngắn, một câu hỏi về nội dung, một câu hỏi về cách trình bày, đủ để so sánh giữa các phiên.
Kết quả nên quay lại với diễn giả trong vòng hai tuần và đi vào đánh giá sau triển lãm. Nếu cần người cùng dựng quy trình cho chương trình hội thảo sắp tới, có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá.
Diễn giả nhớ ban tổ chức đã đối xử với họ chu đáo hơn là nhớ mức thù lao.