Một câu hỏi tôi hay nhận được trước khi báo giá: đoàn công ty chỉ có 15 người, có tổ chức được không, hay phải đủ 100 người mới đáng làm. Câu trả lời ngắn là cả hai đầu quy mô đều tổ chức được, chỉ khác cách bố trí. Team building theo quy mô đoàn không đơn thuần là khác nhau về số ghế cần đặt thêm, mà là khác nhau về cách chia thời gian trên cùng một đường đua.
Đoàn dưới 20 người: không cần đông mới vui
Một đoàn nhỏ vẫn tạo được không khí cạnh tranh đầy đủ nếu chia lượt đua hợp lý. Vì cả đoàn ít người, mỗi thành viên có nhiều lượt đua hơn trong cùng khung giờ so với đoàn đông, và ai cũng có cơ hội đối đầu trực tiếp với hầu hết đồng nghiệp trong đoàn ít nhất một lần. Đây là điểm mà đoàn lớn khó có được.
Vì sao đoàn nhỏ dễ tạo cao trào hơn tưởng tượng
Khi cả đoàn chỉ 15, 20 người, mọi người theo dõi sát từng vòng đua của nhau, tiếng hò reo tập trung hơn thay vì loãng ra như ở một đoàn đông chia nhiều lượt. Đoàn nhỏ vì thế phù hợp với hoạt động có tính cạnh tranh cá nhân rõ ràng, dễ tạo cao trào ngay trong buổi.
Đoàn vài trăm người: chia nhóm và giữ khu chờ đủ sống động
Đoàn lớn cần chia thành nhiều nhóm nhỏ luân phiên lên đường đua, và điểm quyết định thành công không nằm ở đường đua mà nằm ở khu vực chờ. Nhóm chưa tới lượt phải có chỗ để đứng cổ vũ, chụp ảnh, trò chuyện, thay vì đứng chờ tay không nhìn đồng hồ.
Tại Infinity Racing, khu hâm nóng rộng 73 mét vuông phục vụ đúng vai trò này: nơi cả đoàn khởi động trước giờ xuất phát, và người chưa tới lượt đứng cổ vũ chờ đến vòng của mình. Tổ hợp đón được từ vài chục đến hàng trăm người mỗi sự kiện, kể cả khi công ty chốt lịch gấp.
Phần lễ và giao lưu tách riêng khỏi đường đua
Dù đoàn nhỏ hay lớn, phần lễ, phát biểu hoặc giao lưu sau đua nên diễn ra ở một không gian khác, không lẫn với tiếng động cơ và tiếng hò reo ở khu đua. Khu networking cao cấp rộng 115 mét vuông tại Infinity Racing được thiết kế riêng cho việc này, phù hợp tổ chức phần lễ, giao lưu và cả trưng bày thương hiệu ngay trong sự kiện.
Mức đầu tư tham khảo cho gói trọn gói dao động 70 đến 100 triệu đồng, tuỳ quy mô đoàn, số vòng đua và hoạt động thêm.
Team building theo quy mô đoàn: bảng tham khảo nhanh
Đoàn 15-20 người: chia 3-4 lượt đua, mỗi lượt 4-5 người, khu networking đủ cho một bàn tiệc nhỏ, không cần chia ca. Đoàn 50-80 người: chia thành 2 nhóm luân phiên, một nhóm đua trong khi nhóm kia ở khu hâm nóng, hoán đổi sau mỗi 30-40 phút. Đoàn 150-300 người: nên chia 3 khung giờ trong ngày hoặc chia 2 ca sáng chiều, để mỗi người đều có đủ số vòng đua mà không phải chờ quá lâu giữa các lượt.
Cách chia này không cố định, tôi thường điều chỉnh lại sau khi biết chính xác số người và tỷ lệ người muốn đua nhiều lượt so với người chỉ muốn thử một lần.
Chốt lịch gấp vẫn tổ chức được
Không phải công ty nào cũng lên kế hoạch team building từ nhiều tháng trước. Có công ty quyết định tổ chức chỉ sau một cuộc họp cuối tuần, muốn thực hiện ngay trong hai tuần tới. Vì tổ hợp đã vận hành ổn định, đón trung bình 8.000 lượt khách mỗi tháng, quy trình đón đoàn không cần chuẩn bị đặc biệt kéo dài như dựng một sân khấu ngoài trời từ đầu, nên vẫn có thể sắp xếp cho đoàn tới ngay cả khi công ty chốt lịch gấp.
Điều duy nhất công ty cần làm sớm là xác nhận số lượng người tham gia gần đúng, để tính được cách chia lượt đua hợp lý. Các chi tiết còn lại như thực đơn, hoạt động bổ sung có thể chốt sau trong quá trình trao đổi.
Sếp cho tôi biết số lượng người dự kiến, tôi tính toán cách chia lượt đua và gửi báo giá phù hợp.