Tháng 10 đến tháng 12 là mùa team building và tiệc cuối năm. Cũng là mùa mưa. Nhiều công ty đặt sân ngoài trời từ tháng 9, tới sát ngày mới cuống cuồng tìm phương án B vì dự báo thời tiết xấu.
Vì sao team building ngoài trời rủi ro hơn nhiều người nghĩ
Chi phí thuê địa điểm ngoài trời thường không hoàn nếu huỷ vì mưa. Có công ty phải dời lịch gấp, mất cả tiền cọc lẫn thời gian nhân sự đã sắp xếp. Rủi ro này tăng theo quy mô đoàn: đoàn càng đông, chi phí dời lịch càng lớn, ảnh hưởng công việc càng nhiều.
Điều khiến một buổi team building thất bại
Không phải thời tiết. Là thiết kế chương trình. Một buổi chỉ có trò chơi rời rạc, không có mạch cảm xúc xuyên suốt, sẽ để lại cảm giác giống một buổi họp đổi chỗ ngồi hơn là một ngày đáng nhớ. Nhân sự tham gia cho có mặt, không ai nhắc lại sau đó.
Ba câu hỏi cần trả lời trước khi chọn hoạt động:
- Đoàn có bao nhiêu người thực sự muốn vận động, bao nhiêu người chỉ muốn ngồi trò chuyện?
- Hoạt động chính có đủ hấp dẫn để người không tham gia trực tiếp vẫn muốn đứng xem cổ vũ không?
- Sau buổi đó, mọi người sẽ kể lại điều gì với đồng nghiệp không đi cùng?
Đua kart trong nhà: một lựa chọn tại TP.HCM
Tôi hiện đồng hành cùng Infinity Racing — đường đua kart trong nhà 3 tầng tại Vincom Thảo Điền, TP. Thủ Đức. Vì đua xe diễn ra hoàn toàn trong nhà, lịch không phụ thuộc thời tiết, không cần phương án dự phòng khi trời mưa.
Điểm khiến hoạt động này khác biệt: không cần bằng lái mới tham gia được, ai cũng cầm được vô-lăng, nhưng vẫn đủ kịch tính để người đứng ngoài cổ vũ nhiệt tình. Đường đua dài 300 mét, 16 khúc cua, đủ độ khó cho cả người lần đầu lẫn dân mê tốc độ trong đoàn.
Gói tổ chức đã gồm ăn uống và giải trí tại chỗ, tuỳ chỉnh thêm hoạt động để mọi thành viên đều tham gia được, không riêng người ngồi sau vô-lăng.
Cách chọn hoạt động phù hợp với quy mô đoàn
Đoàn dưới 50 người phù hợp với hoạt động có tính cạnh tranh cá nhân, dễ tạo cao trào ngay trong buổi. Đoàn trên 100 người cần chia nhóm nhỏ luân phiên, có khu vực chờ đủ thú vị để nhóm chưa tới lượt không thấy nhàm chán.
Ai nên là người quyết định hoạt động chính
Không nên để một người tự chọn hoạt động dựa trên sở thích cá nhân. Cách làm đáng tin hơn: hỏi nhanh vài người đại diện các phòng ban, xem ai thực sự muốn vận động, ai chỉ muốn một không gian để trò chuyện thoải mái. Một chương trình cân bằng cả hai nhu cầu sẽ giữ chân được nhiều người hơn một chương trình chỉ phục vụ số đông ồn ào.
Lịch trình nên có bao nhiêu hoạt động
Ít hơn dự tính ban đầu thường là lựa chọn đúng. Ba hoạt động được đầu tư kỹ, có thời gian nghỉ giữa các phần, hiệu quả hơn năm hoạt động dồn dập khiến người tham gia mệt mỏi trước khi tới phần tiệc tối. Khoảng nghỉ giữa chương trình chính là lúc mọi người trò chuyện, kết nối thật, không phải phần bị cắt bớt vì thiếu thời gian.
Thời điểm nên bắt đầu lên kế hoạch
Mùa cao điểm cuối năm, các địa điểm phù hợp thường được đặt kín trước 4 đến 6 tuần. Công ty chốt ngân sách và ngày tổ chức càng sớm, càng có nhiều lựa chọn về khung giờ đẹp — thường là chiều muộn ngày thường hoặc cả ngày cuối tuần. Chốt trễ đồng nghĩa phải thoả hiệp về ngày, giờ hoặc cả hai.
Chi phí thực tế cần chuẩn bị
Với gói team building trọn gói tại Infinity Racing, mức đầu tư tham khảo rơi vào 70 đến 100 triệu đồng, tuỳ quy mô đoàn, số vòng đua và hoạt động thêm. Con số này đã gồm đua xe, ăn uống và giải trí tại chỗ — không phát sinh thêm chi phí thuê địa điểm dự phòng vì trời mưa như hình thức ngoài trời.
Nếu Sếp đang lên kế hoạch cho mùa cuối năm, gửi yêu cầu báo giá sớm để giữ được ngày mong muốn — mùa này lịch kín rất nhanh.