Kịch bản không ai muốn gặp nhưng vẫn thường xảy ra
Đây là rủi ro gắn liền với bản chất của team building ngoài trời chứ không phải sự cố hiếm gặp. Bất kỳ công ty nào từng tổ chức team building ngoài trời nhiều năm liền đều có thể kể lại ít nhất một lần phải xử lý tình huống tương tự.
Cả đoàn đã lên xe, đến nơi thì trời đổ mưa lớn. Đây là kịch bản mà bất kỳ người tổ chức sự kiện ngoài trời nào cũng từng nghe kể lại, và với mùa mưa kéo dài ở miền Nam, đây không phải rủi ro hiếm gặp mà là rủi ro cần được tính đến ngay từ khi lên kế hoạch.
Ba rủi ro cụ thể khi trời mưa vào ngày tổ chức
Rủi ro thứ nhất là hoãn hoặc hủy sự kiện sát giờ, khi toàn bộ công tác chuẩn bị của cả tuần trước đó gần như mất trắng. Rủi ro thứ hai là chi phí phát sinh cho phương án dự phòng, thường là thuê gấp một hội trường hoặc địa điểm trong nhà với giá cao hơn bình thường vì đặt cận ngày. Rủi ro thứ ba, ít được nhắc đến nhưng ảnh hưởng thật, là tâm lý cả đoàn khi kế hoạch đã háo hức chuẩn bị bị đảo lộn phút chót, làm giảm hẳn hiệu quả tinh thần mà một buổi team building vốn hướng tới.
Vì sao phương án dự phòng thường không giải quyết được vấn đề
Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời có sẵn phương án B, nhưng phương án dự phòng thường chỉ giải quyết được phần tiệc, không giải quyết được phần hoạt động chính đã lên kế hoạch. Một buổi team building được thiết kế xoay quanh trò chơi vận động ngoài trời, khi chuyển vào hội trường dự phòng, gần như phải bỏ hẳn phần hoạt động chính, chỉ còn lại phần ăn uống.
Cách loại bỏ rủi ro này ngay từ khâu chọn địa điểm
Cách chắc chắn nhất không phải mua bảo hiểm thời tiết hay chuẩn bị phương án dự phòng kỹ hơn, mà là chọn địa điểm mà hoạt động chính vốn đã diễn ra trong nhà. Gói Team Building tại Infinity Racing là ví dụ cho hướng đi này: toàn bộ đường đua kart 3 tầng và hai khu vực sự kiện đều nằm trong nhà tại Vincom Thảo Điền, nên trời mưa hoàn toàn không ảnh hưởng đến lịch trình đã lên. Đây cũng là lý do nhiều công ty chuyển hẳn từ sân ngoài trời sang mô hình này vào mùa cuối năm.
Chi phí cơ hội khi so sánh hai phương án
Một phương án dự phòng khẩn cấp khi trời mưa thường tốn thêm 15-30% chi phí so với kế hoạch ban đầu, chưa kể thời gian xử lý gấp gáp của đội ngũ tổ chức. Trong khi đó, một gói trọn gói trong nhà với mức đầu tư tham khảo 70-100 triệu đồng đã bao gồm toàn bộ hoạt động, ăn uống và giải trí, không có khoản phát sinh nào liên quan đến thời tiết trong suốt quá trình tổ chức.
Cách đọc dự báo thời tiết đúng trước khi quyết định
Ngay cả khi đã chọn tổ chức ngoài trời, cách theo dõi dự báo thời tiết cũng ảnh hưởng đến mức độ rủi ro thực tế. Dự báo trong khoảng 24-48 giờ trước sự kiện thường chính xác hơn nhiều so với dự báo 7-10 ngày, vốn chỉ mang tính xu hướng chung. Nhiều người tổ chức sự kiện mắc sai lầm khi dựa hoàn toàn vào dự báo dài hạn để quyết định phương án, trong khi lẽ ra nên xem đó chỉ là tham khảo ban đầu và tiếp tục theo dõi sát hơn khi ngày tổ chức đến gần.
Một nguyên tắc thực tế nhiều đơn vị tổ chức sự kiện áp dụng là đặt mốc quyết định cuối cùng trước 48 giờ, dựa trên dự báo tại thời điểm đó để kích hoạt phương án dự phòng nếu cần, thay vì chờ đến sát giờ mới quyết định. Cách làm này cho đội ngũ hậu cần đủ thời gian chuẩn bị phương án thay thế mà không phải xử lý trong tình trạng gấp gáp. Dù vậy, đây vẫn chỉ là cách giảm thiểu rủi ro chứ không loại bỏ hoàn toàn, khác với việc chọn hẳn địa điểm trong nhà ngay từ đầu.
Bài liên quan nếu vẫn đang cân nhắc
Nếu vẫn chưa chắc nên chọn hẳn trong nhà hay giữ ngoài trời kèm phương án dự phòng, bài team building trong nhà: khi trời mưa không còn là rủi ro trình bày cụ thể hơn về phía giải pháp, trong khi bài này tập trung vào phía rủi ro cần tránh.
Kết luận cho người đang lên kế hoạch năm nay
Rủi ro thời tiết không phải điều công ty có thể kiểm soát, nhưng địa điểm tổ chức là điều hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát. Với các công ty từng ít nhất một lần gặp sự cố mưa làm hỏng kế hoạch team building, việc chuyển hẳn sang địa điểm trong nhà không phải một lựa chọn an toàn hơn một chút, mà là cách loại bỏ hoàn toàn một rủi ro đáng ra không cần tồn tại ngay từ đầu.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp 30 phút.
