Sau ngày move-out của một triển lãm vừa và lớn, hội trường thường để lại một cảnh tượng quen thuộc: những tấm ván gỗ dựng gian hàng bị bỏ lại, thảm trải sàn cuộn thành từng khối, thùng carton chất cao, bảng hiệu in một lần không ai muốn mang về. Cảnh đó không phải lỗi của riêng nhà trưng bày nào. Nó là hệ quả của một triển lãm được thiết kế cho ba ngày diễn ra, không phải cho cả vòng đời của vật liệu.
Triển lãm bền vững là gì khi bỏ khẩu hiệu đi
Tài liệu đào tạo quản lý triển lãm của ngành nhắc đến hiệp hội IAEE, nơi khuyến nghị các nguyên tắc để triển lãm đạt mục tiêu tài chính và chiến lược theo cách bền vững hơn. Triển lãm bền vững không đơn thuần là việc dùng ít giấy hơn, mà là cách ban tổ chức đặt các quyết định mua sắm, vận hành và hợp đồng dưới một câu hỏi: tác động môi trường và xã hội của lựa chọn này là gì.
Điều đáng nói là danh sách khuyến nghị rất cụ thể, đủ để biến thành việc làm trong một cuộc họp kế hoạch.
Tám nguyên tắc và cách đọc từng nguyên tắc
Tám nguyên tắc của IAEE gồm những điểm sau.
- Giảm phát thải carbon bằng chiến lược vận chuyển hàng hóa và đi lại bền vững.
- Tập trung quản lý tài nguyên vật liệu.
- Chọn nhà cung cấp và đối tác có thực hành, chính sách và hạ tầng bền vững.
- Xây dựng chính sách cho nhà trưng bày và nhà thầu.
- Bảo đảm triển lãm dễ tiếp cận.
- Áp dụng chính sách ăn uống bền vững.
- Đo lường, báo cáo và kể câu chuyện của mình.
- Hợp tác với đơn vị để chi trả cho các lựa chọn bù trừ phát thải.
Đọc kỹ sẽ thấy một điều: nguyên tắc thứ năm, tiếp cận, nằm ngay trong danh sách môi trường. Bền vững ở đây gồm cả khía cạnh xã hội, tức là ai có thể tham gia triển lãm. Bài về tiếp cận cho người khuyết tật tại triển lãm bàn riêng phần này.
Bắt đầu từ vật liệu và rác thải
Nếu chỉ chọn một nguyên tắc để làm trước, vật liệu là lựa chọn thực tế nhất. Tài liệu về hợp đồng địa điểm viết rằng cơ sở thường tính phí thu gom rác, nhất là khi cần thiết bị hoặc nhân sự bổ sung, và điều khoản này nên được thảo luận kỹ. Chương trình tái chế được quản lý tốt có thể giảm đáng kể lượng rác và tài sản bị bỏ lại vào cuối sự kiện.
Nói cách khác, giảm rác tốt cho môi trường và giảm luôn hóa đơn. Cùng tài liệu đó nhận xét các sáng kiến trách nhiệm xã hội và bền vững có thể làm chi phí tăng, nhưng cũng có thể giúp tiết kiệm, nên cần phân tích kỹ từng sáng kiến chứ không nên làm hay bỏ theo cảm tính.
Ba việc ban tổ chức có thể ghi vào hồ sơ dành cho nhà trưng bày ngay kỳ tới như sau.
- Quy định không bỏ lại vật liệu dựng gian hàng sau move-out, kèm mức phạt nếu bỏ lại
- Khuyến khích dùng vật liệu tái sử dụng được cho gian hàng
- Chỉ định điểm thu gom riêng cho carton và nhựa
Ăn uống, vận chuyển và nhà cung cấp
Ăn uống là phần dễ thấy nhất với khách tham quan. Một chính sách ăn uống bền vững có thể đơn giản như dùng ly và dụng cụ tái sử dụng được ở khu VIP, hạn chế đồ dùng một lần, và hỏi nhà cung cấp về cách xử lý thức ăn thừa. Bài về quản lý F&B cho hội nghị đi kèm triển lãm có thêm phần dự toán số lượng, giúp giảm thức ăn dư ngay từ đầu.
Vận chuyển nằm ở phần ít được nhắc đến hơn. Hàng mẫu và vật liệu đi từ xa đến địa điểm tạo ra phần lớn phát thải của một triển lãm quốc tế. Ban tổ chức không điều khiển được toàn bộ, nhưng có thể khuyến khích gom hàng chung qua nhà thầu chính, như đã trình bày trong bài về Official Service Contractor.
Với nhà cung cấp, cách đơn giản nhất là thêm câu hỏi về thực hành bền vững vào hồ sơ mời thầu, chứ chưa cần loại ai ngay từ kỳ đầu.
Chuẩn quốc tế và đo lường
Tài liệu ngành còn nhắc đến bộ Tiêu chuẩn Sự kiện Bền vững của Events Industry Council (trước đây là APEX/ASTM), gồm chín lĩnh vực: âm thanh ánh sáng và sản xuất, lưu trú, truyền thông, chọn điểm đến, gian hàng, ăn uống, địa điểm họp, văn phòng hiện trường và vận chuyển. Ban tổ chức không cần chứng nhận ngay. Chín lĩnh vực này đáng dùng như bảng kiểm để biết mình còn thiếu ở đâu.
Nguyên tắc thứ bảy, đo lường và báo cáo, thường bị bỏ quên nhất. Không có con số thì không có tiến bộ. Chỉ cần ghi lại tổng lượng rác tái chế và rác thường sau mỗi kỳ, so sánh năm sau, đã là một bước đo lường thật.
Cách kể câu chuyện mà không "tô xanh"
Kể câu chuyện bền vững cũng có rủi ro. Tuyên bố mơ hồ như "triển lãm thân thiện môi trường" mà không có số liệu rất dễ bị nhà trưng bày và báo chí hỏi vặn. Cách an toàn hơn là nói đúng việc đã làm và đúng con số đo được: số điểm thu gom, lượng rác tái chế, số nhà cung cấp đã trả lời bảng hỏi.
Những con số nhỏ nhưng đúng có sức thuyết phục lớn hơn một chương trình lớn nhưng mơ hồ.
Triển lãm bền vững là một chuỗi quyết định nhỏ lặp lại qua nhiều kỳ, và kỳ nào ghi lại được điều mình đã làm thì kỳ sau làm tốt hơn. Nếu đang lên kế hoạch cho một triển lãm cần người cùng rà các hạng mục này, có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá.