Các loại địa điểm tổ chức triển lãm thủy sản và cách tính phí thuê

Hồ sơ đề xuất từ ba địa điểm vừa về. Một trung tâm hội nghị mới với sàn phẳng và nhiều dịch vụ. Một khu hội chợ lớn có bãi xe rộng và nhà kho cao. Một khách sạn năm sao có phòng tiệc đẹp. Cả ba đều gửi báo giá, và cả ba đều nói rằng họ phù hợp. Làm sao biết thật sự?

Trước khi so từng địa điểm cụ thể, cần hiểu từng loại địa điểm tổ chức triển lãm có đặc điểm gì và tính tiền thế nào. Bài này lấy phần địa điểm trong giáo trình CEM làm nền, rồi đối chiếu với nhu cầu của một triển lãm thủy sản.

Các loại địa điểm tổ chức triển lãm theo giáo trình

Giáo trình CEM liệt kê những loại sau.

• Trung tâm hội nghị (convention/congress centre). Phần lớn thuộc chính quyền, do chính quyền xây để tạo tác động kinh tế cho địa phương. Có hội trường đa năng lớn, đôi khi có thêm khán phòng. Những tòa cũ, vốn xuất phát từ nhà văn hóa phục vụ sự kiện cộng đồng, có thể thiếu tiện nghi và độ hoàn thiện mà triển lãm hiện nay cần. Nhiều nơi đã xây mới đúng mục đích triển lãm.
• Trung tâm hội thảo (conference centre). Thiên về hội họp, có gói trọn gói gồm phòng, bữa ăn và dịch vụ.
• Khách sạn có không gian hội nghị. Mọi thứ trong một tòa nhà, nhưng ít khi có đủ diện tích trưng bày cho triển lãm lớn.
• Expo center. Chủ yếu phục vụ triển lãm tiêu dùng và sự kiện cộng đồng, thường gần giao thông công cộng và bãi đỗ rộng.
• Fairground. Phát triển từ hội chợ nông nghiệp, có khi chỉ là một nhà kho lớn để trưng bày gia súc và thiết bị nặng.
• Cơ sở đa năng. Công trình có thể đổi cấu hình cho nhiều mục đích.
• Địa điểm tư nhân và địa điểm công cộng lớn như bảo tàng, sân vận động, trường đại học. Giáo trình lưu ý địa điểm lạ có thể thu hút khách, nhưng nếu không hợp thì làm hại mục tiêu của nhà trưng bày.

Hợp với triển lãm thủy sản ở đâu

Không loại nào đúng cho mọi show. Thử đọc từng loại theo nhu cầu thật của một triển lãm thủy sản, vốn khác nhiều show thông thường vì có nước, thiết bị nặng và khách từ vùng nuôi.

1. Trung tâm hội nghị. Thường mạnh về dịch vụ, điện, internet, nhà thầu quen việc. Hợp với show quy mô vừa và lớn cần nhiều dịch vụ. Cần hỏi kỹ về cống, tải sàn, bến bốc dỡ, như bài sơ đồ kỹ thuật hội trường nêu.
2. Fairground và nhà kho lớn. Giáo trình ghi chúng thường dễ đỗ xe và giao thông công cộng, phí tính theo ngày, nhưng có thể thiếu khách sạn gần. Với show có nhiều thiết bị nặng, sàn lớn và trần cao là lợi thế. Cần kiểm tra vệ sinh, nhà vệ sinh, điện và Wi-Fi.
3. Expo center. Hợp nếu có gian thiết bị lớn và nhiều khách đi xe riêng. Tiện nghi thường kém hơn trung tâm hội nghị.
4. Khách sạn. Hợp khu matchmaking, họp báo, tiệc networking, hội thảo nhỏ. Giáo trình lưu ý phòng họp của khách sạn thường thuê theo ngày và có thể được giảm hoặc miễn tùy số đêm phòng và doanh thu ăn uống, nên gắn với room block.
5. Địa điểm công cộng lớn như trường đại học. Có thể hợp phần hội thảo khoa học và demo, nhưng thường thiếu dịch vụ triển lãm, đòi ban tổ chức tự lo nhiều thứ.
6. Khu ngoài trời. Một số phần trình diễn thiết bị chạy máy cần ngoài trời, xem bài khu trình diễn ngoài trời.

Hai cách tính phí thuê

Giáo trình CEM cho biết cách làm phổ biến trên thế giới là đặt một mức phí cơ bản, cộng thêm phí cho những dịch vụ chưa nằm trong hợp đồng, như điện, nước, ánh sáng. Phí thuê không gian triển lãm thường tính theo hai cách.

Cách một: giá cố định theo ngày (daily flat rate). Trả một khoản cho cả hội trường theo ngày hoặc cho cả thời gian show.

Cách hai: giá theo mét vuông ròng (per net square foot/meter). Trả theo diện tích ròng của gian đã bán, theo ngày hoặc cả thời gian show.

Mỗi cách đẩy rủi ro về một phía khác nhau.

• Giá cố định rủi ro nằm ở ban tổ chức: bán ít gian vẫn trả đủ. Nó rẻ hơn khi hội trường kín.
• Giá theo mét vuông ròng rủi ro chia với địa điểm: bán ít thì trả ít. Nó đắt hơn khi hội trường kín.

Cách so sánh đơn giản: lấy tổng chi phí thuê của từng phương án chia cho số mét vuông ròng thực sự bán được ở mỗi kịch bản (bán thấp, vừa, gần kín). Phương án nào có chi phí trên mỗi mét vuông thấp hơn ở kịch bản mà bạn thực sự tin, hãy chọn. Với show mới, khi mức bán còn chưa chắc, giá theo mét vuông bán được thường an toàn hơn.

Giáo trình còn nhắc quy định của địa điểm thường là một phần của hợp đồng thuê, và các hạn chế đó phải đưa tiếp vào hợp đồng thuê gian gửi nhà trưng bày. Nên đọc kỹ trước khi ký, như bài 7 câu hỏi trước khi ký địa điểm gợi ý.

Quy trình chọn

1. Liệt kê nhu cầu cứng từ nhóm nhà trưng bày: nước và cống, tải sàn, bến bốc dỡ, điện, chỗ đỗ xe khách.
2. Chọn hai hoặc ba loại địa điểm có khả năng đáp ứng, không xem hết mọi nơi.
3. Xin báo giá cả hai cách tính, rồi quy về chi phí trên mỗi mét vuông đã bán.
4. Đi khảo sát thực địa theo tiêu chí chọn địa điểm và buổi site visit.
5. Tính chi phí đi lại của khách từ vùng nuôi, vì địa điểm đẹp nhưng xa vùng nuôi có thể làm mất khách quan trọng nhất.

Một tình huống để minh họa. Ban tổ chức so ba hồ sơ. Trung tâm hội nghị đắt nhất theo bảng giá, khu hội chợ rẻ nhất, khách sạn nằm giữa. Sau khi quy về chi phí trên mét vuông bán được ở mức bán vừa và mức bán gần kín, trung tâm hội nghị lại rẻ hơn ở kịch bản kín, còn khu hội chợ thắng ở kịch bản vừa. Ban tổ chức chọn khu hội chợ cho kỳ đầu vì chưa chắc mức bán, và ghi vào kế hoạch xem lại sau hai kỳ.

Cần so sánh địa điểm cho triển lãm thủy sản?

Nếu bạn cần bảng so sánh các loại địa điểm theo nhu cầu của show, cách quy giá thuê về chi phí trên mỗi mét vuông bán hoặc danh sách câu hỏi khi khảo sát, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi các báo giá đã nhận.

Địa điểm rẻ nhất trên giấy hiếm khi là địa điểm rẻ nhất sau khi cộng mọi thứ phát sinh.