Đội bán hàng vừa bán xong một gian góc cho nhà trưng bày thiết bị có bể trình diễn. Đến lúc làm việc với địa điểm mới biết gian ấy cách cống sàn gần nhất khá xa, còn hộp điện chỉ có một ổ ba pha ở phía đối diện. Nhà trưng bày bắt đầu hỏi về chuyện đổi chỗ, nhưng sơ đồ đã gửi cho cả hội trường.
Sai sót kiểu này có thể tránh nếu sơ đồ bán hàng đã ghi sẵn những thứ nằm dưới sàn và trên trần. Bài này nói về cách đọc sơ đồ kỹ thuật hội trường theo giáo trình CEM, rồi bổ sung những lớp riêng cho một triển lãm thủy sản.
Hai loại sơ đồ
Giáo trình CEM chỉ rõ rằng hệ thống của nhà thầu dịch vụ chính (OSC) thường mạnh hơn hệ thống ban tổ chức dùng, chứa nhiều lớp thông tin chi tiết. Hai lớp hay gặp là rigging (các điểm treo trên trần) và lưới tiện ích (nguồn điện, khí, ống nước). Tuy vậy giáo trình khuyên đưa các thông tin này lên cả sơ đồ công khai, vì chúng hữu ích cho việc bán gian và việc nhà trưng bày chọn gian.
Nói cách khác, sơ đồ in cho nhà trưng bày không nên chỉ có ô vuông và số. Nó phải trả lời được câu hỏi: gian này có gì ở chân và ở trên đầu.
Chú giải mẫu trong giáo trình
Giáo trình đưa một chú giải mẫu. Ký hiệu và con số bên dưới là ví dụ của sách, không phải của hội trường nào.
- FH: vòi cứu hỏa. FA: báo cháy. FE: bình chữa cháy.
- E: hộp điện. P: hộp ống nước. D: cống sàn.
- Cột lớn đường kính 5 feet (khoảng 1,5 m), cột nhỏ 2 feet 6 inch (khoảng 76 cm).
- Trần cao 18 feet (khoảng 5,5 m).
- Điểm treo chịu tối đa 100 pound mỗi điểm (khoảng 45 kg).
Giáo trình nhắc thêm nên ghi lưới cột và lưới tiện ích, kể cả những chỗ có trần thấp chìa xuống, gian bị hạn chế treo, gian áp dụng quy tắc LIFO (vào sau ra trước), cùng vị trí nhà hàng, nhà vệ sinh, khu nghỉ. Mục đích là để nhà trưng bày biết mình đang đứng ở đâu và để ban tổ chức tính trước cho các chỗ ấy.
Những lớp riêng cho show thủy sản
Nước và thoát nước
Danh sách kiểm tra khi khảo sát hội trường của giáo trình CEM có mục đường nước và khí, nước linh hoạt, khí nén và vị trí cống. Với show thủy sản, hãy vẽ rõ P và D lên sơ đồ, rồi quy một vùng "gian có nước" quanh chúng. Chi tiết kỹ thuật của gian có bể nằm ở bài gian hàng có bể nước. Chuyện xử lý nước sau khi dùng nằm ở bài nước thải triển lãm.
Tải sàn
Giáo trình định nghĩa tải sàn là trọng lượng mà sàn chịu được an toàn. Tầng trên thường có tải thấp hơn tầng trệt, nhưng phải chịu được ít nhất 50 pound mỗi foot vuông tải tĩnh (khoảng 244 kg mỗi mét vuông). Nếu show có thiết bị nặng, ban tổ chức và quản lý địa điểm nên phân tích tải sàn trước khi chốt bố cục. Với bể nước, con số đơn giản đáng nhớ: một mét khối nước nặng khoảng một tấn, chưa kể thân bể và thiết bị. Vì thế bể lớn không nên xếp ở tầng trên, hoặc phải có xác nhận tải sàn bằng văn bản.
Điện
Địa điểm có công suất điện tối đa cho cả hội trường, và hộp điện đặt ở những vị trí cụ thể. Gian trình diễn bơm, quạt nước, máy cho ăn thường cần điện ba pha hoặc công suất cao. Bài đặt điện và internet cho gian hàng nói cách chốt sớm phần này.
Cửa, bến và bãi tập kết
Giáo trình lưu ý sự kiện có thiết bị nặng cần tính số bến bốc dỡ, vị trí và kích thước cửa vào. Bãi tập kết xe (marshaling yard) là khu xe tập trung chờ xếp dỡ trong move-in và move-out. Hầu hết địa điểm không đủ bến cho mọi chuyến hàng, nên thiếu bãi tập kết dễ gây ùn tắc quanh hội trường. Phần thêm về lối đi cho xe nâng nằm ở bài bề rộng lối đi triển lãm.
Dùng sơ đồ vào việc bán gian
Một sơ đồ kỹ thuật tốt biến thành công cụ bán hàng ở ba chỗ.
- Phân vùng giá. Gian gần cống và hộp điện, có tải sàn, là gian có giá trị với nhà trưng bày dùng nước. Cân nhắc đưa chúng vào vùng giá riêng, như bài chiến lược định giá gian hàng bàn.
- Hướng dẫn chọn gian. Khi nhà trưng bày chọn theo hệ thống điểm ưu tiên, sơ đồ có lớp tiện ích giúp họ tự lọc những gian không hợp.
- Chống hứa quá. Đội bán hàng chỉ hứa những gì sơ đồ cho thấy, tránh tình huống đã ký rồi mới biết thiếu cống.
Xin tài liệu từ địa điểm
Danh sách đề nghị gửi ban quản lý địa điểm và nhà thầu dịch vụ chính:
- Sơ đồ mặt bằng hội trường có tỷ lệ, dạng file bản vẽ nếu có.
- Lưới cột, kích thước cột, vị trí trần thấp.
- Chiều cao trần và tải tối đa của điểm treo.
- Vị trí hộp điện, hộp ống nước, cống sàn, đường khí nén.
- Công suất điện tối đa cho hội trường.
- Tải sàn của từng khu, nhất là tầng trên.
- Kích thước cửa, số bến bốc dỡ, bãi tập kết xe.
- Vị trí vòi cứu hỏa, báo cháy, cửa thoát hiểm.
Cách làm việc với địa điểm trong buổi khảo sát có thêm ở bài site visit và bài 7 câu hỏi trước khi ký địa điểm.
Một trường hợp minh họa. Trước khi mở bán, ban tổ chức nhờ địa điểm gửi sơ đồ kỹ thuật, đánh dấu sáu gian nằm gần cống và hộp điện làm khu "gian có nước" và bán riêng cho nhà trưng bày có bể. Không có gian nào phải đổi chỗ sau khi ký.
Cần đọc sơ đồ kỹ thuật cho show thủy sản?
Nếu bạn cần lập chú giải sơ đồ, danh sách câu hỏi gửi địa điểm hoặc phân vùng giá theo tiện ích, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi sơ đồ địa điểm bạn đang xem.
Cái cống nằm ở đâu là điều nên biết trước khi ký, không phải sau khi nhà trưng bày hỏi.