Một phiên hội thảo về xử lý bệnh trên tôm thẻ sắp bắt đầu. Hội trường nhỏ đã kê sẵn ba trăm ghế xếp hàng dài. Diễn giả mở slide về cách đọc kết quả PCR và có bài tập cầm bộ test. Người nuôi ngồi ở hàng thứ mười lăm, không có bàn, không viết được, không thấy chữ nhỏ trên màn hình.

Chuyện kê ghế nghe nhỏ nhưng quyết định phiên có học được gì hay không. Bài này nói về bố trí phòng hội thảo theo giáo trình CEM, với các khoảng cách chuẩn và cách chọn kiểu kê cho từng loại phiên của triển lãm thủy sản.

Chọn kiểu kê theo mục tiêu phiên

Giáo trình CEM nêu nguyên tắc: kiểu kê phòng phải khớp với mục tiêu của buổi họp. Các tiêu chí cần cân nhắc gồm mục tiêu chương trình và học tập, kiểu trình bày chính thức hay không chính thức, mức độ tương tác dự kiến, an toàn của người tham dự, yêu cầu thiết bị nghe nhìn, chỗ cho màn hình, sân khấu và ghế, lối vào ra, và vị trí nhà vệ sinh, quầy đồ ăn. Phải đo phòng thật chính xác trước khi bố trí.

Với một triển lãm thủy sản, ta thường gặp năm loại phiên. Mỗi loại hợp một kiểu kê.

  • Bài nói dài cho đông người nuôi (xu hướng thị trường, kỹ thuật chung): theater.
  • Lớp tập huấn trên hai giờ, có ghi chép và tài liệu (quản lý nước ao, đọc kết quả xét nghiệm): classroom.
  • Thực hành theo nhóm, bài tập tình huống: crescent round.
  • Họp kín giữa buyer và nhà cung cấp, hoặc họp nhóm công tác: boardroom hoặc U-shape.
  • Thảo luận mở giữa nhiều người: hollow circle.
Hàng ghế trong một hội trường hội thảo, kiểu kê theater
Hàng ghế trong một hội trường hội thảo, kiểu kê theater

Theater: ghế hàng, không bàn

Giáo trình mô tả theater là ghế đặt thành hàng nhìn về sân khấu, không có bàn. Hạn chế là khó ghi chép, hàng sau dễ bị che tầm nhìn, ít chỗ để đồ. Các chỉ dẫn đáng nhớ:

  1. Hàng ghế đầu cách mép sân khấu ít nhất 1,8 m, hoặc hai lần chiều cao màn hình, tùy cái nào xa hơn.
  2. Khối ghế giữa tối đa 14 ghế một hàng.
  3. Hai khối bên kê chéo kiểu chevron (xương cá) để nhìn thẳng hơn về diễn giả và màn hình.
  4. Hai lối đi bên rộng ít nhất 1,2 m. Khối trên 10 hàng thì cộng thêm 61 cm, thành 1,8 m. Khối trên 30 hàng thì lối đi rộng 2,4 m.
  5. Khoảng cách giữa hai hàng ghế ít nhất 61 cm tính từ lưng hàng này đến mép trước hàng sau. Góc nhìn tốt nhất vào diễn giả hoặc màn hình là từ 45 độ trở lên, và không bao giờ thấp hơn 22 độ.

Giáo trình lưu ý quy chuẩn cháy nổ của từng địa điểm có thể quy định số ghế một hàng, số hàng một khối và độ rộng lối đi, nên người tổ chức phải hỏi quy định cụ thể của nơi mình thuê.

Classroom: bàn và ghế quay về phía trước

Classroom có bàn cho từng người, thích hợp phiên dài hơn hai giờ cần ghi chép, đặc biệt với nhóm lớn. Giáo trình đưa các kích thước:

  • Hàng bàn đầu cách sân khấu ít nhất 1,8 m, hoặc hai lần chiều cao màn hình.
  • Bàn rộng tối thiểu 46 cm, thường dài 1,8 m hoặc 2,4 m.
  • Mỗi người cần ít nhất 80 cm chiều dài bàn. Bàn 1,8 m xếp ba người, bàn 2,4 m xếp bốn.
  • Nếu người học mang laptop hoặc tập tài liệu, dành 80 đến 90 cm cho mỗi người, tức tối đa hai người ở bàn 1,8 m và ba người ở bàn 2,4 m.
  • Khoảng cách giữa hai hàng ghế ít nhất 61 cm từ lưng ghế này đến mép trước ghế sau. Lối đi tính như kiểu theater.

Một nhược điểm cần biết: phòng lớn kê hết sức chứa sẽ làm giảm tương tác, và người ngồi cuối khó nghe, khó nhìn diễn giả. Với lớp xét nghiệm nhanh hoặc đọc kết quả PCR, ưu tiên phòng vừa, không nhồi hết ghế.

Bàn dài trong một phòng họp có cửa sổ lớn, kiểu kê dùng cho phiên có ghi chép
Bàn dài trong một phòng họp có cửa sổ lớn, kiểu kê dùng cho phiên có ghi chép

Crescent round, U-shape và các kiểu nhỏ

Crescent round dùng bàn tròn đường kính 152, 168 hoặc 183 cm, người ngồi chiếm khoảng hai phần ba đến ba phần tư vòng bàn, quay về phía diễn giả. Mỗi bàn xếp 5, 6 hoặc 7 người. Cần ít nhất 1,5 m giữa các bàn. Kiểu này chiếm nhiều diện tích hơn classroom, nhưng hợp thực hành nhóm và đổi từ bữa ăn sang làm việc rất nhanh.

Cho nhóm từ 5 đến 32 người, giáo trình liệt kê boardroom (bàn hình chữ nhật hay oval, ghế quanh bốn phía), hollow square, hollow circle, T-shape và U-shape. Chúng tạo cảm giác gắn kết và trang trọng, hợp họp giải quyết vấn đề, hoặc khi có một người điều phối. Đây là nơi hợp để đặt các buổi matchmaking nhóm nhỏ.

Màn hình, nhìn và nghe

Giáo trình CEM đưa mấy quy tắc ngón tay cái về màn hình. Mép trên màn hình cách trần ít nhất 30 cm, mép dưới cách sàn ít nhất 1,2 m. Bề rộng màn hình ít nhất một phần sáu khoảng cách đến hàng cuối. Hàng ghế đầu cách màn hình khoảng hai lần chiều cao màn hình. Đơn vị âm thanh ánh sáng là nguồn tốt nhất để chọn đúng cỡ màn hình, nên mời họ đi khảo sát phòng cùng.

Giáo trình nhắc thêm các yếu tố cho người học trưởng thành: tầm nhìn tốt từ mọi chỗ ngồi, đủ không gian cá nhân, đủ chỗ viết, yếu tố văn hóa, nhu cầu đặc biệt như xe lăn hoặc thông dịch, và số cửa ra vào đủ để an toàn mà ít làm phiền phiên. Nếu có thông dịch Việt Anh, cần chỗ cho thiết bị và người thông dịch, một việc ít khi nghĩ đến lúc kê ghế. Nội dung phía sau về cách chọn đề tài nằm ở bài hội thảo kỹ thuật tại triển lãm thủy sản, còn lý thuyết học của người lớn nằm ở bài andragogy.

Cần thiết kế phòng hội thảo cho triển lãm thủy sản?

Nếu bạn cần sơ đồ bố trí phòng cho từng loại phiên, bảng đối chiếu sức chứa theo từng kiểu kê hoặc hỗ trợ làm việc với đơn vị âm thanh ánh sáng, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi bản vẽ phòng và danh sách phiên dự kiến để buổi trao đổi bắt đầu từ việc cụ thể.

Một phiên có hai trăm ghế nhưng chỉ nhìn rõ được hàng đầu thì đáng thất vọng hơn một phòng nhỏ kín người.