Một nhà máy chế biến thủy sản có thể đạt đủ chứng nhận trên giấy mà vẫn mất buyer ngay ở phút thứ mười của chuyến tham quan. Lý do thường không phải một lỗi lớn. Đó là chi tiết nhỏ buyer nhìn thấy mà người trong nhà đã quen: một công nhân đi giày thường vào khu sạch, sàn ướt ở lối đi, hay ghi nhiệt độ kho chỉ có một dòng cho cả tuần.
Tham quan nhà máy chế biến thủy sản là lúc buyer kiểm tra bằng mắt xem hồ sơ trên giấy có khớp với việc làm hằng ngày hay không. Bài này mô tả tám điểm buyer thường nhìn, theo thứ tự một người đi từ cổng vào đến kho. Phần dựng lịch và cách tổ chức đoàn nằm ở bài tổ chức tham quan nhà máy cho đoàn buyer.
Tám điểm buyer nhìn khi tham quan nhà máy chế biến thủy sản
1. Vệ sinh cá nhân tại cổng
Khách và công nhân đều phải qua cùng một quy trình: thay đồng phục, đội mũ, đeo khẩu trang, rửa tay, nhúng ủng. Buyer để ý xem quy trình này được áp dụng cho cả quản lý lẫn khách VIP hay có ngoại lệ. Một ngoại lệ nhỏ cũng đủ làm họ nghi ngờ phần còn lại.
2. Khu tiếp nhận nguyên liệu
Đây là nơi nguyên liệu vào nhà máy. Buyer nhìn nhiệt độ nguyên liệu khi đến, cách kiểm tra cảm quan, lấy mẫu, và việc gắn mã lô ngay tại điểm tiếp nhận. Nguyên liệu để ngoài nhiệt độ quy định hoặc không có mã lô là dấu hiệu họ ghi nhớ.
3. Phân luồng sạch và bẩn
Dòng sản phẩm phải đi một chiều từ khu bẩn sang khu sạch, từ nguyên liệu sống sang thành phẩm đã xử lý. Buyer nhìn xem nhân viên, xe đẩy và dụng cụ có đi ngược dòng không, và các khu có cách ly rõ ràng không.
4. Nước và nước đá
Nguồn nước dùng chế biến, nguồn nước đá, cách xử lý và kiểm nghiệm định kỳ. Buyer thường xin xem kết quả xét nghiệm gần nhất.
5. Vệ sinh thiết bị và kiểm soát côn trùng
Lịch vệ sinh dán tại từng khu, hồ sơ ký xác nhận, cách kiểm soát côn trùng và động vật gây hại. Một lịch vệ sinh đầy đủ chữ ký đều đặn nói lên nhiều điều hơn một nhà máy vừa lau xong.
6. Phòng kiểm tra chất lượng
Thiết bị đo, cách hiệu chuẩn, hồ sơ mẫu lưu. Nếu nhà máy dùng máy dò kim loại trước khi đóng gói, buyer hỏi tần suất kiểm tra lại máy.
7. Kho lạnh
Nhiệt độ có ghi liên tục không, hàng xếp có cách tường và sàn không, thứ tự nhập trước xuất trước được làm thế nào. Họ có thể mở một thùng bất kỳ để xem nhãn và mã lô.
8. Khả năng truy xuất ngược
Buyer chỉ vào một thùng hoặc một lô và hỏi: lô này đến từ ao nào, ngày nào, qua những khâu nào. Thời gian trả lời quan trọng ngang với nội dung trả lời. Bài đón buyer tại trại tôm mô tả phần sổ sách ở phía trại, và hai phần phải khớp nhau.
Những điều không nên làm
- Che giấu hoặc dẫn vòng tránh khu vực kém. Buyer có kinh nghiệm thường nhận ra, và việc giấu gây thiệt hại hơn chính lỗi đó.
- Nói quá. Một nhà máy nói đã làm xong điều chưa làm sẽ bị phát hiện khi buyer hỏi hồ sơ.
- Để người chưa biết việc dẫn đoàn. Người dẫn nên là quản lý chất lượng hoặc giám đốc sản xuất.
- Không cho phép buyer đặt câu hỏi với công nhân. Nhiều buyer muốn nghe công nhân tự nói về quy trình.
Tham quan khác audit
Tham quan cho buyer ấn tượng ban đầu, còn audit là kiểm tra chính thức theo checklist riêng của buyer hoặc của tổ chức chứng nhận như HACCP, BRCGS. Một chuyến tham quan tốt thường dẫn đến yêu cầu audit, và một chuyến tham quan tồi có thể làm buyer không đề nghị audit. Vì vậy, hãy coi tham quan là cơ hội để chứng minh trước khi vào vòng chính thức. Nhà máy nên hỏi buyer từ trước xem họ định xem gì và có kế hoạch audit riêng hay không, để chuẩn bị đúng bộ hồ sơ và đúng người trả lời.
Hồ sơ năng lực mang theo nằm ở bài hồ sơ năng lực xuất khẩu tôm, và checklist chuẩn bị nhà máy trước ngày đón đoàn nằm ở bài checklist đón đoàn tham quan nhà máy.
Nếu chưa rõ site tour là gì và khác site visit hay factory tour thế nào, xem bài site tour là gì.
Cần người thiết kế và điều hành chuyến tham quan
Nếu doanh nghiệp chế biến thủy sản hoặc hiệp hội muốn chuẩn bị tham quan nhà máy chế biến thủy sản cho đoàn buyer, từ rà soát nhà máy dưới góc nhìn của buyer, dựng lịch đến điều phối trong ngày, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Cho biết sản phẩm, số khách và buyer đến từ thị trường nào.
Một nhà máy ngăn nắp hằng ngày chiếm ưu thế hơn nhà máy chỉ ngăn nắp vào hôm khách đến.