Có một câu hỏi tưởng đơn giản mà người làm sự kiện lâu năm cũng đôi khi trả lời lúng túng: "Anh làm nghề gì?". Nếu trả lời "tổ chức sự kiện", người nghe hình dung ngay đám cưới hoặc tiệc. Nếu trả lời "sản xuất sự kiện", họ thường hỏi lại. Chữ producer vay mượn từ ngành truyền hình và điện ảnh, và nó mô tả một vai trò khá khác với những gì khách hàng quen nghĩ.
Event producer là gì
Event producer là người chịu trách nhiệm tổng thể cho việc biến một ý tưởng sự kiện thành sản phẩm thật. Phạm vi thường gồm bốn phần: định hình ý tưởng và mục tiêu cùng khách hàng, xây dựng và giữ ngân sách, chọn và điều phối nhà cung cấp, và bảo đảm sản xuất đúng chất lượng vào ngày diễn ra.
Cái làm nên vai trò này không đơn thuần là biết nhiều nhà cung cấp, mà là chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng như một sản phẩm. Khi sân khấu, ánh sáng, âm thanh, nội dung và thời gian khớp nhau, đó là công việc của producer. Khi một khâu lệch, người trả lời với khách hàng cũng là producer.
So sánh với event planner và event manager
Ba chức danh này hay bị dùng lẫn lộn, nhưng mỗi cái nhấn vào một phần khác nhau.
- Event planner: lập kế hoạch, tìm địa điểm, đặt dịch vụ, theo dõi tiến độ và hậu cần
- Event manager: điều hành sự kiện, quản lý đội vận hành và nhà cung cấp tại hiện trường trong ngày diễn ra
- Event producer: nắm cả sản phẩm, từ ý tưởng, ngân sách đến sản xuất, thường cùng khách hàng quyết định hướng đi
Tài liệu chương trình đào tạo quản lý triển lãm cũng cho thấy sự phân tầng trong chính một triển lãm lớn: có người phụ trách chiến lược, có quản lý vận hành, có quản lý sàn (thường một người cho khoảng 150 gian hàng), có nhân viên đăng ký thời vụ. Trong dự án nhỏ, một người có thể làm cả ba vai.
Bài về đội ngũ vận hành hiện trường mô tả phần điều hành trong ngày. Bài này nhìn vào vai trò sản xuất ở tầng cao hơn.
Producer làm gì trong từng giai đoạn
Giai đoạn đầu, producer đặt câu hỏi nhiều hơn trả lời. Sự kiện này phục vụ mục tiêu kinh doanh nào, khách thật sự là ai, điều gì khiến họ đến, điều gì khiến họ nhớ. Kết quả là event brief và một khái niệm chương trình.
Giai đoạn giữa, producer dựng ngân sách và đàm phán nhà cung cấp. Đây là chỗ cần hiểu cả nghệ thuật lẫn con số. Cùng một sân khấu có thể làm bằng ba cách với ba mức giá, và producer biết cách nào phù hợp mục tiêu mà không phô trương ngoài ngân sách.
Giai đoạn cuối, producer chạy bản kịch bản từng phút, kiểm tra kỹ thuật, và đứng cạnh đội vận hành vào ngày diễn ra. Sau sự kiện, producer đối chiếu kết quả với mục tiêu ban đầu, đúng tinh thần đánh giá sau triển lãm.
Khi nào cần một event producer độc lập
Một sự kiện thông thường như họp mặt nội bộ có thể do nhân viên phòng hành chính hoặc đơn vị dịch vụ lo trọn gói. Một producer độc lập đáng thuê khi có ít nhất một trong các dấu hiệu sau.
- Sự kiện có nhiều mảng sản xuất khác nhau cần phối hợp, như sân khấu, livestream, nội dung, trải nghiệm.
- Khách hàng cần một người làm việc trực tiếp với lãnh đạo để chuyển mục tiêu kinh doanh thành chương trình.
- Sự kiện mang tính cộng đồng hoặc chuyên ngành, đòi hỏi hiểu văn hóa và ngôn ngữ của người tham dự, như các sự kiện công nghệ hoặc blockchain.
- Đã có nhiều lần làm với các đơn vị trọn gói nhưng kết quả chưa như kỳ vọng.
Producer độc lập thường không có thiết bị hay địa điểm riêng. Điều này vừa là hạn chế vừa là lợi thế, vì họ chọn nhà cung cấp và địa điểm theo mục tiêu thay vì theo thứ mình đang có.
Kỹ năng thật sự làm nên khác biệt
Danh sách kỹ năng thường nhắc đến gồm quản lý dự án, đọc ngân sách, đàm phán, kỹ thuật sân khấu. Nhưng ba thứ ít được nhắc hơn lại quyết định kết quả.
Thứ nhất là biết nói không với ý tưởng đẹp nhưng không phục vụ mục tiêu. Thứ hai là đọc được khách hàng thật muốn gì dưới câu họ nói ra. Thứ ba là bình tĩnh khi sự cố xảy ra, vì sự cố gần như chắc chắn xảy ra. Bài về Emergency Readiness bàn cách chuẩn bị cho tình huống này.
Chọn producer hay chọn công ty trọn gói
Không có câu trả lời đúng cho mọi trường hợp. Công ty trọn gói thuận tiện nếu sự kiện có định dạng quen thuộc và khách hàng muốn một đầu mối chịu tất cả. Producer độc lập phù hợp khi sự kiện cần sự cá nhân hóa cao, hoặc khi khách hàng muốn tách việc chọn nhà cung cấp khỏi người trực tiếp làm để dễ so sánh giá.
Một câu hỏi hữu ích khi chọn là hỏi lại: "Nếu sự cố xảy ra lúc 8 giờ tối hôm diễn ra, ai là người tôi gọi?". Người trả lời được câu này một cách cụ thể thường là người đã làm đủ lâu. Nếu đang cân nhắc thuê một người sản xuất cho sự kiện sắp tới, có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá.
Nghề này đáng giá vì khi mọi thứ chạy đúng, không ai thấy người đứng phía sau.