Sân khấu hội thảo đặt giữa sàn trông rất hợp lý trên bản vẽ. Ngày thật, bên trái là gian thiết bị đang cho quạt nước chạy thử, bên phải là gian bơm khởi động từng đợt. Diễn giả nói về hệ số chuyển đổi thức ăn. Hàng cuối chỉ nghe tiếng máy.
Bài này nói về chuyện hội thảo trên sàn triển lãm, một việc giáo trình CEM coi trọng vì người nuôi học được rất nhiều ở sàn triển lãm, dù nơi này không được thiết kế để học.
Sàn triển lãm là một lớp học
Giáo trình CEM nhìn hội trường như một môi trường học tập trải nghiệm. Khách tham quan biết đến sản phẩm mới, cách dùng mới, công ty chưa từng nghe, qua trò chuyện với người ở gian hoặc chỉ liếc qua một màn hình vài giây để quyết định có dừng lại không. Giáo trình khuyên ban tổ chức coi hội trường là phần nối dài của chương trình học: có khu tri thức, màn hình tương tác, trình diễn tay chạm, nơi khách học từ khách khác, bên cạnh những gì nhân viên bán hàng nói. Muốn thế, ban tổ chức phải kéo nhà trưng bày vào, vì họ nắm nhiều hiểu biết về sản phẩm, quy trình và thị trường.
Với triển lãm thủy sản, điều này rất dễ hình dung: một góc đo chất lượng nước với nhiều thiết bị cạnh nhau, một bàn kính hiển vi, một khu xem mẫu vi sinh. Nhưng sân khấu hội thảo đặt trên cùng sàn đó cũng chịu mọi tạp âm của nó.
Ba vấn đề giáo trình nêu
Giáo trình CEM gọi tên ba thách thức khi tổ chức giáo dục trên sàn triển lãm, kèm cách giảm.
Âm thanh
Chỉnh vị trí loa. Thêm loa "center fill" ở phía trước sân khấu và loa "delay" ở nửa sau phòng, để người ngồi cuối nghe cùng một mức với người ngồi đầu. Nếu có chỗ, cân nhắc loa line array cong như ở các nhà hát. Dùng micro không dây để vừa bớt hú, vừa cho diễn giả đi lại giữa khán giả.
Ánh sáng
Xác định đối tượng cần chiếu sáng: người trong phòng hay khán giả qua camera. Dùng đèn điểm (spotlight) làm tiêu điểm để kéo mắt người nghe đến đúng chỗ.
Thiết bị nghe nhìn
Chọn màn hình đủ lớn so với chiều sâu phòng. Dùng cách chồng hai máy chiếu cùng hình (running spares): nếu một máy hỏng thì hình chỉ mờ đi chứ bài nói vẫn tiếp tục.
Chọn chỗ cho sân khấu
Giáo trình ở phần chọn địa điểm khuyên xác định vị trí sân khấu trên sàn sao cho giữ được tiếng ồn từ sàn không vào sân khấu và tiếng sân khấu không ra sàn. Phần sơ đồ cũng nhắc cân nhắc nguy cơ ồn khi đặt khu trình diễn và nhà hát trong hội trường. Về mức ồn, quy tắc chung được ghi là tối đa 85 dB cho hoạt động tại gian.
Trong một show thủy sản, những nguồn ồn quen thuộc gồm máy sục khí, bơm, máy cho ăn tự động đang chạy thử và loa phát video của các gian. Mấy gợi ý thực tế:
- Đặt sân khấu ở góc yên của sàn, xa khu thiết bị chạy máy, nhưng vẫn nằm cạnh luồng khách đi. Giáo trình cũng ghi các khu thu hút khách giúp kéo người vào những chỗ vốn ít người qua lại.
- Dùng vách hoặc rèm tiêu âm quanh sân khấu, và quay sân khấu sao cho loa không hướng thẳng vào dãy gian.
- Với các phiên cần nghe rõ, như thực hành chẩn đoán, cân nhắc hệ thống tai nghe không dây cho khán giả. Đây là gợi ý ngoài giáo trình, cần hỏi đơn vị âm thanh về chi phí và độ ổn định.
- Ghi mức ồn tối đa vào nội quy nhà trưng bày từ trước, để người đi sàn có căn cứ nhắc, như bài floor manager mô tả.
Có một việc nên làm trước ngày khai mạc: thử âm thanh khi hội trường đã dựng xong và các gian đang chạy máy, đừng thử lúc phòng còn trống. Sàn trống và sàn đầy gian cho hai kết quả rất khác nhau, và chỉnh loa sau khi khách đã vào thì luôn khó hơn.
Lịch phiên và giờ gian hàng
Giáo trình lưu ý khu tính năng và khu trình diễn kéo khách ở lại sàn lâu hơn, nhưng cũng có thể làm khách rời việc đang bàn với nhà trưng bày. Với hội thảo, điều này cụ thể hơn: một phiên đúng giờ đoàn khách đến sẽ rút người khỏi các gian. Vài cách giảm:
- Ít phiên lớn, nhiều khoảng trống. Để 30 đến 45 phút giữa các phiên cho khách quay về gian.
- Tránh xếp phiên hấp dẫn lúc đoàn khách ùa vào buổi sáng. Cách đón đoàn nằm ở bài bus-in program.
- Hỏi trước nhóm nhà trưng bày. Một ban cố vấn nhà trưng bày là chỗ hợp để làm việc này.
Chi tiết về kê ghế, khoảng cách và cỡ màn hình cho từng loại phiên có ở bài bố trí phòng hội thảo.
Thử hình dung. Ban tổ chức đặt sân khấu cạnh khu quan trắc nước, một khu yên và đông khách. Hai ngày đầu, nhà trưng bày thiết bị phàn nàn vì ít người qua gian mình. Sang ngày thứ ba, ban tổ chức dời hai phiên ra khung giờ chiều, khách đi một vòng qua dãy thiết bị trước khi đến sân khấu, và các gian đó hết than phiền.
Cần xử lý âm thanh và sân khấu cho triển lãm thủy sản?
Nếu bạn cần kiểm tra vị trí sân khấu trên sơ đồ, soạn yêu cầu kỹ thuật cho đơn vị âm thanh ánh sáng hoặc xếp lịch phiên không tranh khách với các gian, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi sơ đồ sàn và danh sách khu trình diễn dự kiến.
Diễn giả nói hay đến mấy cũng cần một chiếc loa đặt đúng chỗ.