Người nuôi tôm ở Cà Mau hay Bạc Liêu muốn xem một triển lãm ở xa thường vướng đúng một chuyện: đi bằng gì, về lúc nào, ai lo chỗ ngồi. Ban tổ chức có thể gỡ chuyện đó cho họ bằng một chiếc xe. Chương trình ấy có tên quen thuộc trong ngành triển lãm là bus-in.
Bus-in program là gì, làm sao để nó mang về khách thật chứ không phải chuyến xe chở người đi chơi? Bài này đi qua định nghĩa, cách chọn tuyến và giờ, ai trả tiền, ngày diễn ra, an toàn và cách đo. Cơ sở là phần vận chuyển trong giáo trình CEM về vận hành và về địa điểm, áp vào ngành thủy sản miền Tây.
Bus-in program là gì, khác shuttle ở đâu
Bus-in là chương trình ban tổ chức thuê xe đưa một nhóm khách mục tiêu từ nơi xa đến triển lãm rồi đưa về, thường trong ngày. Nó khác shuttle nối khách sạn với hội trường. Shuttle phục vụ khách đã ở gần, còn bus-in kéo được khách từ tỉnh khác, những người nếu không có xe sẽ không đến.
Giáo trình CEM mô tả phần vận chuyển ở triển lãm. Ban tổ chức có thể thuê một nhà thầu chuyên lo xe đưa đón. Người đầu mối của nhà thầu làm việc với ban tổ chức về lịch, biển báo và đúng giờ. Ban tổ chức xác nhận lại lịch cùng số lượng với nhà thầu, đồng thời báo địa điểm hoặc nhà thầu dịch vụ chính để có đủ nhân sự điều tiết giao thông. Bus-in dùng đúng khung đó, chỉ khác ở chỗ tuyến chạy từ các tỉnh.
Ai nên được lên xe
Không phải ai đăng ký cũng cần xe. Hãy đặt tiêu chí để khoản tiền xe chỉ đi vào đúng người.
- Người nuôi hoặc đại lý thật, thuộc nhóm bạn đang cần kéo theo dữ liệu đăng ký (xem bài phân loại khách tham quan triển lãm thủy sản).
- Ở tỉnh xa hoặc khu vực khó đi lại, nơi tự đi là bất tiện.
- Có trưởng đoàn: đại lý, hợp tác xã, hiệp hội hoặc kỹ thuật viên của nhà trưng bày chịu trách nhiệm tập hợp và điểm danh.
- Đăng ký trước bằng danh sách tên, số điện thoại, để mọi người có huy hiệu sẵn khi đến.
Nhờ trưởng đoàn mà chuyến xe tự có kỷ luật. Đoàn bao nhiêu người cũng cần một người nhắc giờ, đếm đầu người và là đầu mối khi có sự cố.
Tuyến và giờ
Chọn tuyến từ dữ liệu đăng ký: tỉnh nào có nhiều người nuôi đăng ký nhưng ít người tự đi. Một điểm đón ở trung tâm huyện thường gom được nhiều người hơn đón tận nhà. Tính giờ lùi từ giờ khai mạc: thời gian chạy xe thật (đi thử một lần), cộng thời gian đón khách, cộng khoảng đệm để phát huy hiệu và đi vệ sinh. Ví dụ giả định để minh họa: nếu chặng đi mất ba giờ thì xe cần rời điểm đón sớm hơn giờ khai mạc ít nhất bốn giờ.
Quy định lượt về cũng quan trọng không kém. Xe chỉ nên về sau khi hội trường đóng cửa và mọi nhóm đã lên đủ, để khách có đủ thời gian xem. Giờ về cần ghi trên vé xe và nhắc lại qua Zalo. Cách chọn ngày khai mạc ảnh hưởng đến cả tuyến này, như bài thời điểm tổ chức triển lãm thủy sản bàn.
Ai trả tiền xe
Có bốn cách chia chi phí hay gặp.
- Ban tổ chức trả toàn bộ, như một khoản đầu tư để kéo khách.
- Nhà trưng bày tài trợ xe cho khách riêng của họ, lấy lại thương hiệu trên xe và trên huy hiệu của đoàn.
- Nhà tài trợ chính trả cho cả tuyến, và đây có thể là một hạng mục trong gói tài trợ, như bài tài trợ triển lãm thủy sản mô tả.
- Chia sẻ chi phí với đại lý hoặc hiệp hội địa phương.
Dù chọn cách nào, đặt một ngưỡng tối thiểu: tuyến chỉ chạy khi có đủ một số người đăng ký, và công bố ngưỡng đó ngay từ đầu. Con số do bạn quyết theo ngân sách, nhưng có ngưỡng thì mới tránh được xe chạy gần như trống.
Ngày diễn ra
Cử một nhân viên đón ở mỗi điểm: điểm danh, phát huy hiệu ngay trên xe để khi xuống không phải xếp hàng, phát một tờ lịch trong ngày. Lập nhóm Zalo cho đoàn để báo giờ, vị trí xe và số điện thoại đầu mối. Khi xe đến, ban tổ chức cần người điều tiết ở cổng để xe dừng đúng chỗ, tránh chặn đường nhà trưng bày bốc dỡ hàng.
Trong hội trường, mỗi đoàn nên có một lịch riêng: một buổi hội thảo kỹ thuật phù hợp, một vòng tham quan có hướng dẫn qua các khu, bữa trưa tại một chỗ cố định, và giờ tập trung về. Hội thảo được chọn theo nhóm khách, gợi ý ở bài hội thảo kỹ thuật tại triển lãm thủy sản. Đoàn từ tỉnh không có thời gian lang thang, nên lịch rõ làm họ thấy chuyến đi đáng.
An toàn và trách nhiệm
Xe cần thuộc nhà xe có giấy phép kinh doanh vận tải hành khách, tài xế đủ điều kiện và có bảo hiểm cho hành khách. Hãy xin giấy tờ ngay khi ký hợp đồng thay vì ngày chạy. Hướng dẫn trưởng đoàn xử lý khi có người ốm hoặc xe hỏng. Ban tổ chức nên chuẩn bị phương án xe thay thế. Đây là phần ít ai hỏi cho đến khi có sự cố.
Đo hiệu quả
Bus-in tốn tiền, nên phải đo. Bốn chỉ số hữu ích: số người lên xe so với số đăng ký, tỷ lệ đến thật, chi phí mỗi khách đến, và số khách tiềm năng mà nhà trưng bày nhận được từ đoàn (quét huy hiệu). Sau show, hỏi trưởng đoàn và vài khách của từng tuyến xem họ có quay lại không. Tuyến nào kém thì cắt hoặc ghép, tuyến nào mạnh thì thêm chuyến. Nhìn rộng hơn, bus-in là một mắt xích trong phễu mời khách ở bài mời người nuôi tôm đến triển lãm, đi kèm roadshow ở tỉnh.
Cần người điều phối bus-in cùng bạn?
Nếu bạn đang tìm hiểu bus-in program là gì và áp vào triển lãm thủy sản của mình, cần người chọn tuyến, làm việc với nhà xe, lập lịch đoàn và điều phối ngày diễn ra, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Cho biết các tỉnh đã có dữ liệu đăng ký và số khách mục tiêu.
Một chiếc xe đầy người nuôi thật đáng hơn mười chiếc xe chở người đi xem cho vui.