Sáng ngày khai mạc, ba mươi phút trước giờ mở cửa, hội trường hiếm khi xong hẳn. Pallet còn nằm ở lối đi chính. Một gian ở góc chưa thấy ai tới. Gian công ty thức ăn thủy sản có bể trình diễn, và nước đã rỉ ra mép thảm. Mỗi nhà trưng bày đang lo gian của mình, bảo vệ đứng ở cửa. Không ai nhìn cả sàn.
Người nhìn cả sàn là floor manager. Bài này mô tả công việc đó theo giáo trình CEM, rồi thêm những tình huống riêng của một triển lãm thủy sản: bể nước, mẫu sinh học, tiếng máy, và những đoàn người nuôi đến cùng một lúc.
Floor manager là gì
Floor manager (quản lý sàn) là người của ban tổ chức đi bộ khắp hội trường mỗi ngày triển lãm để kiểm tra sàn và xử lý vi phạm nội quy ngay tại chỗ. Giáo trình CEM xếp việc này vào giai đoạn show days, giữa move-in và move-out. Họ không bán gian hàng, không lo diễn giả. Họ nhìn, ghi, báo và nhắc.
Trước giờ mở cửa, ban tổ chức cùng nhà thầu dịch vụ chính (OSC) đi qua sàn một lượt cuối. Giáo trình liệt kê những thứ cần kiểm: lối đi đã dọn hết pallet, thùng carton và rác chưa, vách và rèm che đã đủ chưa, gian trống đã được xử lý chưa, micro phát thanh, đèn và điều hòa chạy chưa, quầy nước và đồ ăn đặt đúng chỗ chưa. Nhiều triển lãm còn có lễ cắt băng ngay trước khi mở cửa, với khách mời đứng giữa hội trường. Không ai muốn khách mời đi ngang một đống thùng rỗng.
Sáu việc hay gặp khi đi sàn
Giáo trình nêu một danh sách vi phạm điển hình. Ở triển lãm thủy sản, mỗi mục có một dạng riêng.
- Bán hàng chui (suitcasing). Người không thuê gian mang vali hoặc ba lô vào hội trường, dựng gian tạm ở chỗ trống hoặc chào hàng thẳng cho khách. Người chào thức ăn, thuốc, vi sinh thường chọn ngày đông người nuôi nhất và đứng ngay đầu dãy. Floor manager hỏi trưởng nhóm xem có được duyệt không, nếu không thì gọi bảo vệ.
- Gian trống. Giữ sẵn danh sách gian chưa có người, vì gian trống dễ bị khách hoặc nhà trưng bày khác chiếm. Giáo trình còn nhắc, tùy hợp đồng, tiền thuê địa điểm có thể giảm nếu diện tích dùng thật giảm. Cách xử lý nằm ở bài gian hàng bỏ trống.
- Tự ý dời gian. Nhà trưng bày không hài lòng với vị trí đã ký, tự dọn sang một chỗ trống. Nhắc họ quay về đúng gian trong hợp đồng, rồi báo trưởng nhóm để bàn với đội bán hàng.
- Phát tờ rơi ngoài gian. Quảng bá chỉ được diễn ra trong gian đã thuê hoặc khu tài trợ. Thấy người phát tờ rơi ở lối đi, nhắc dừng. Giáo trình gợi ý ba mức: nhắc lần đầu, cảnh báo thu thẻ ở lần hai, gọi bảo vệ ở lần ba. Mỗi lần ghi lại và chụp thẻ.
- Nhân vật hóa trang. Được phép, nhưng phải ở trong gian. Một linh vật hình con tôm đi dạo giữa lối đi sẽ cắt dòng khách và cản xe đẩy hàng.
- Gian lấn ra lối đi (creeping booth). Càng về chiều, nhà trưng bày càng đẩy bao mẫu, giá trưng bày, bể nhỏ ra sát lối đi để lấy chỗ. Dù chỉ vài centimet, giáo trình coi đó là nguy cơ cháy nổ và cấm hẳn. Ghi nhận bằng mẫu thông báo vi phạm, kèm ảnh có số gian.
Ba việc riêng của triển lãm thủy sản
Danh sách của giáo trình viết cho mọi ngành. Với thủy sản, floor manager nên thêm ba mục vào sổ tay.
- Nước ngoài bể. Gian có bể hoặc máy sục khí trình diễn hay làm ướt thảm và sàn. Sàn ướt ở lối đi là chỗ khách trượt ngã nhiều nhất. Nhìn chân bể, khay hứng và ống thoát. Chi tiết kỹ thuật nằm ở bài gian hàng có bể nước.
- Mẫu và dụng cụ sinh học. Mẫu tôm, nước ao, bộ test để hở gần chỗ khách ăn uống là chuyện phải báo ngay, theo quy tắc ở bài an toàn sinh học tại triển lãm.
- Tiếng ồn. Máy bơm hay quạt nước trình diễn vặn to, loa video trong gian lấn sang sân khấu hội thảo bên cạnh. Mức ồn cho phép nên ghi sẵn trong nội quy nhà trưng bày để floor manager có căn cứ.
Một tình huống giả định. Chín giờ bốn mươi sáng ngày thứ hai, người đi sàn ngang qua gian trại giống ở góc hội trường. Nước từ bể trình diễn rỉ ra lối đi, thấm vào mép thảm. Họ ghi số gian, chụp ảnh, gọi nhà thầu mang khay hứng và giẻ lau, rồi mới nhắn cho nhà trưng bày. Mười phút sau gian vẫn đón khách và lối đi khô. Nếu chuyện ấy đến tai ban tổ chức lúc ba giờ chiều, dưới dạng một khách bị trượt ngã, thì mọi thứ khác hẳn.
Họp pre-con và họp mỗi ngày
Giáo trình CEM chia họp tại hiện trường thành ba loại: họp trước show (pre-con), họp sản xuất và nhân sự hằng ngày, họp tổng kết sau show.
Pre-con là buổi ban tổ chức gặp trực tiếp mọi người có vai trò đáng kể: đại diện bên chủ show, trưởng các bộ phận của địa điểm, nhà thầu. Nội dung rà lần lượt ăn uống, sơ đồ và phòng họp, điện và viễn thông, vị trí biển chỉ dẫn, và bất cứ điều gì cả nhóm cần biết. Giáo trình nhắc đây là lúc nên nói ra những thay đổi phút chót, vì nhà cung cấp nào cũng quen chuyện đó dù không thích. Nếu pre-con rơi vào lúc đang dựng, hãy đi kiểm tra sớm thay vì ngồi họp.
Mỗi ngày, ban tổ chức nên họp ngắn với OSC, địa điểm và các nhà thầu chính. Nhóm tổ chức họp riêng vào đầu hoặc cuối ngày. Giáo trình lưu ý nhiều nhà thầu có lịch họp cố định "10 và 2", nên xếp lịch quanh hai mốc đó để việc được giao nhanh. Cả nhóm ghi nhật ký vấn đề theo thời gian thực để mang vào cuộc họp kế tiếp. Floor manager mang vào danh sách gian trống, ảnh vi phạm và những chỗ cần nhà thầu dọn.
Ghi vi phạm sao cho công bằng
Nhà trưng bày chịu nhắc nhở dễ hơn khi họ biết luật từ trước. Vì thế quy định phải có trong exhibitor kit và hợp đồng, gửi trước ngày dựng gian. Khi ghi vi phạm, chụp ảnh có số gian hoặc tên công ty, ghi giờ, ghi người đã nhắc. Hai nhà trưng bày phạm cùng một lỗi phải được đối xử như nhau, kể cả khi một bên là khách lớn.
Ai nên làm floor manager
Giáo trình không đặt tiêu chuẩn riêng, nhưng danh sách việc cho thấy ba điều. Người này hiểu show đủ để biết gian nào đã được duyệt làm gì. Họ đủ bình tĩnh để nhắc một giám đốc công ty lớn mà không thành cãi vã. Và tốt nhất không phải người đang gánh chỉ tiêu bán gian, vì như vậy họ sẽ ngại nhắc chính khách hàng của mình. Với hội trường lớn, chia sàn thành khu, mỗi khu một người, liên lạc với nhau bằng bộ đàm.
Cần dựng quy trình đi sàn cho triển lãm thủy sản?
Nếu bạn đang chuẩn bị một triển lãm thủy sản và cần bảng kiểm đi sàn, mẫu thông báo vi phạm hoặc người hỗ trợ điều phối hiện trường, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi sơ đồ hội trường và bản nội quy dự kiến để buổi trao đổi đi vào việc ngay.
Một chuyện nhỏ được xử lý lúc chín giờ sáng rẻ hơn nhiều so với chính chuyện đó lúc ba giờ chiều.