Nền tảng đặt lịch mở cho phép mọi người đăng ký tự gửi lời mời hẹn cho nhau. Với đông khách nó hiệu quả, nhưng cũng sinh ra nhiều cuộc hẹn lạc đề, như nhà máy chế biến ngồi nghe chào hàng máy bơm. Có một cách khác cho nhóm khách hạng nặng: mời một nhóm nhỏ, chọn từng người, rồi ban tổ chức tự tay ghép.
Matchmaking nhóm nhỏ chạy theo tinh thần đó. Bài này mô tả cách làm cho một nhóm khoảng 20 đối tác trong và ngoài nước ngành thủy sản, từ lúc mời, thu danh sách mong muốn, ghép, xếp lịch đến theo dõi. Phần khung business matching lấy từ giáo trình CEM và các bài đã đăng cùng chủ đề.
Khi nào nên chọn nhóm nhỏ
Có ba tình huống nên chọn matchmaking nhóm nhỏ thay vì nền tảng mở. Thứ nhất, khách là người ra quyết định cấp cao (giám đốc mua hàng, chủ trại lớn, đại diện nhà nhập khẩu), thời gian của họ ít và họ không tự mò trên ứng dụng. Thứ hai, show muốn bán một chương trình hạng nặng cho nhà tài trợ hoặc nhà trưng bày lớn, với lời hứa rõ về chất lượng cuộc gặp. Thứ ba, bạn có đủ nhân lực để chọn lọc và ghép từng cặp bằng tay.
Nếu khách đông và đa dạng, nền tảng mở vẫn hợp, như bài matchmaking trong triển lãm trình bày. Nhóm nhỏ không thay thế nền tảng mở, nó bổ sung ở tầng cao.
Chọn khoảng 20 người
Con số 20 chỉ là quy mô minh họa, đủ nhỏ để ban tổ chức nhớ từng người, đủ lớn để mỗi người có nhiều lựa chọn. Tiêu chí chọn:
- Cân bằng hai phía: số người có nhu cầu mua hoặc đối tác gần ngang số người bán, vì thiếu một bên thì cuộc hẹn trống.
- Có cả trong nước lẫn nước ngoài, nếu mục tiêu của show gồm quan hệ quốc tế.
- Không để hai đối thủ trực tiếp cùng nhóm, trừ khi cả hai muốn.
- Người đến có thẩm quyền quyết định hoặc ảnh hưởng trực tiếp.
- Sẵn sàng: có hồ sơ năng lực, mẫu hoặc thông số, người phiên dịch nếu cần. Với doanh nghiệp xuất khẩu tôm, bộ hồ sơ nên mang theo được bàn ở bài hồ sơ năng lực xuất khẩu tôm.
Mời bằng thư cá nhân, nêu rõ ai sẽ có mặt (theo loại hình, chưa cần tên) và lợi ích họ nhận được. Quy trình mời người mua quốc tế được bàn ở bài hosted buyer.
Danh sách mong muốn
Mỗi người tham gia điền một biểu mẫu ngắn gọi là danh sách mong muốn (wishlist). Nội dung gồm:
- Ba loại đối tác muốn gặp nhất, xếp theo thứ tự ưu tiên.
- Điều họ đang tìm: sản phẩm, khối lượng, thị trường, chứng nhận cần có.
- Điều họ chào: sản phẩm, năng lực, điều kiện hợp tác.
- Loại đối tác họ không muốn gặp, nếu có.
- Ngôn ngữ làm việc và nhu cầu phiên dịch.
Danh sách mong muốn là nguyên liệu để ban tổ chức ghép. Nó cũng buộc người tham gia nghĩ trước xem họ cần gì, và việc nghĩ đó làm cuộc hẹn tốt hơn. Nhà trưng bày thường đo giá trị của show bằng khách tiềm năng đủ điều kiện hơn là số lượng. Đây là cách làm ra khách đủ điều kiện.
Ban tổ chức ghép cặp
Lập một bảng, hàng là từng người, cột là từng người, điền mức hợp nhau từ 0 đến 3 dựa trên danh sách mong muốn. Chọn cho mỗi người một số cuộc hẹn phù hợp với thời lượng chương trình, ưu tiên những cặp có mức hợp cao ở cả hai phía. Bước quan trọng nhất là xác nhận hai chiều: gửi cho từng người danh sách đối tác dự kiến và hỏi có đồng ý gặp không. Chỉ khi cả hai bên đồng ý, cuộc hẹn mới vào lịch. Cách này loại sớm các cuộc hẹn ép buộc và giảm số người vắng mặt.
Chừa một số khung giờ trống cho cuộc hẹn phát sinh. Người tham gia thường muốn gặp thêm ai đó mà họ chỉ phát hiện ra khi đến nơi.
Xếp lịch và khu họp
Chương trình hai ngày trước show có thể chạy theo các vòng họp ngắn xen với giải lao, một bữa trưa chung và một buổi tối giao lưu. Mỗi cuộc hẹn cần một bàn riêng, tên hai bên, bảng giờ, và một người điều phối bấm chuông hoặc nhắc giờ. Thiết kế khu họp, thời lượng và thiết bị có ở bài khu họp business matching. Phiên dịch và ghi chú cuộc hẹn nên chuẩn bị từ trước, và mỗi bên nên có một biểu mẫu một trang để ghi lại điều đã thỏa thuận.
Thời điểm của chương trình trước show còn tạo thuận lợi: đối tác đến sớm có thể xem địa điểm, và nếu có farm tour hay tham quan nhà máy, có thể xếp ngay trước hoặc sau. Xem thêm bài farm tour sau triển lãm thủy sản.
Theo dõi sau chương trình
Nguyên tắc từ giáo trình: theo dõi tối thiểu 90 ngày. Trong tuần đầu, gửi tóm tắt cuộc hẹn cho cả hai bên, mốc kế tiếp (gửi mẫu, báo giá, thăm trại), rồi hỏi lại sau một tháng, ba tháng. Đo bằng số cuộc hẹn đã diễn ra, số cuộc dẫn đến bước tiếp theo, và phản hồi của người tham gia, như bài đo hiệu quả business matching mô tả. Quy trình tổng thể của một chương trình ghép cặp theo tám tuần nằm ở bài quy trình tổ chức business matching.
Cần người chạy matchmaking nhóm nhỏ?
Nếu bạn muốn thử matchmaking nhóm nhỏ cho một triển lãm thủy sản và cần người mời, thu danh sách mong muốn, ghép cặp và điều phối hai ngày chương trình, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Cho biết nhóm đối tượng, số người dự kiến và thị trường quan tâm.
Hai mươi cuộc hẹn đúng người đáng hơn hai trăm cuộc hẹn đặt bừa.