Một triển lãm thủy sản có logo cơ quan quản lý và hiệp hội ngành trên tờ rơi khác hẳn một triển lãm chỉ có logo ban tổ chức. Người nuôi đọc tờ rơi thứ hai như đọc quảng cáo, còn tờ rơi thứ nhất như đọc thông báo. Bảo trợ triển lãm thủy sản vì thế không phải thủ tục, mà là một tài sản ban tổ chức xây qua nhiều kỳ.
Bài này giúp ban tổ chức nhìn bốn nhóm tổ chức có thể bảo trợ, hiểu họ muốn gì, đề xuất ra sao, và tránh những xung đột hay gặp. Nền tảng là phần hiệp hội và marketing sự kiện trong giáo trình CEM cùng một số thông tin công khai về các tổ chức ngành thủy sản Việt Nam.
Bốn nhóm tổ chức
- Cơ quan quản lý nhà nước. Ở trung ương là Cục Thủy sản và Kiểm ngư thuộc Bộ Nông nghiệp và Môi trường, ở địa phương là sở nông nghiệp và môi trường cùng các chi cục. Họ quan tâm đến chính sách, an toàn sinh học, truy xuất nguồn gốc và xuất khẩu hợp quy.
- Hiệp hội doanh nghiệp. Ví dụ Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu Thủy sản Việt Nam (VASEP) đại diện doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu. Cần lưu ý một số hiệp hội tự tổ chức triển lãm riêng, như VASEP với Vietfish, nên hiểu lợi ích của họ trước khi đề xuất.
- Hội nghề cá và hội nuôi trồng. Hội Nghề cá Việt Nam (VINAFIS, một số nguồn gọi là Hội Thủy sản Việt Nam, nên kiểm tra tên chính thức) và các hội, câu lạc bộ, hợp tác xã nuôi tôm ở địa phương, nơi có danh sách thành viên là người nuôi.
- Viện nghiên cứu và trường đại học. Nơi có chuyên gia kỹ thuật, nghiên cứu mới, và sinh viên tương lai. Họ giúp phiên hội thảo có uy tín khoa học.
Bảo trợ triển lãm thủy sản: họ được gì, mình xin gì
Giáo trình CEM mô tả triển lãm do hiệp hội bảo trợ thường có nhiều lựa chọn truy cập như đăng ký đầy đủ, chỉ hội nghị, chỉ triển lãm, một ngày, kèm giảm giá cho hội viên và giá đăng ký sớm. Áp vào đây, hãy đưa ra một đề xuất ngắn một trang gồm hai cột.
Họ nhận:
- Logo và tên trong tài liệu show, với quy định rõ về cách dùng.
- Một phiên do hội hoặc cơ quan tổ chức, như phiên chính sách hay phiên cập nhật quy định, nơi họ nói với người nuôi và doanh nghiệp.
- Ưu đãi vé hoặc gian hàng cho hội viên.
- Số liệu khách tham quan sau show để báo cáo với hội viên.
- Gian giới thiệu riêng, nếu họ muốn.
Mình xin:
- Thư ủng hộ hoặc bảo trợ chính thức để dùng trong truyền thông.
- Quyền gửi thư mời tới danh sách hội viên qua kênh của hội.
- Diễn giả hoặc chuyên gia cho chương trình hội thảo, theo bài hội thảo kỹ thuật tại triển lãm thủy sản.
- Hỗ trợ kết nối với cơ quan địa phương cho roadshow, theo bài roadshow trước triển lãm.
Những điều xin cụ thể như vậy dễ được đồng ý hơn câu "mong anh chị ủng hộ".
Một phiên chính sách là món quà lớn
Phiên làm việc với cơ quan và hiệp hội về quy định mới, thị trường xuất khẩu hay thủ tục chứng nhận thu hút cả nhà trưng bày lẫn doanh nghiệp chế biến. Nó cũng cho tổ chức bảo trợ một lý do cụ thể để có mặt. Hãy hỏi họ họ muốn nói điều gì với ngành trong năm nay. Chủ đề bàn tròn phản ánh các vấn đề thị trường như truy xuất nguồn gốc cũng gắn với truy xuất nguồn gốc blockchain thủy sản.
Tránh xung đột lịch và lợi ích
Giáo trình về marketing nhắc rằng với triển lãm do hiệp hội bảo trợ, ban tổ chức phải làm việc với người lập chương trình của hội để lịch không xung đột, vì nhà trưng bày cần thời gian tiếp xúc khách mà không trùng với cuộc họp của hội. Áp vào thực tế: hỏi lịch đại hội, họp hội viên, hội chợ khác của hội và xếp quanh đó, đừng đặt show trùng ngày. Về lợi ích, cho biết rõ các tổ chức khác cũng đang được mời, và đừng xin bảo trợ độc quyền nếu chưa có lý do. Một tổ chức bị đặt vào thế đối đầu với tổ chức khác sẽ từ chối cả hai.
Cách mời và thời điểm
Gửi một thư chính thức ngắn kèm đề xuất một trang, rồi xin gặp trực tiếp, vì quan hệ ở cấp này đi qua gặp mặt. Chuẩn bị sẵn ba tài liệu cho buổi gặp: đề xuất một trang, bản tóm tắt show kỳ trước kèm số liệu khách theo nhóm, và lịch các mốc trong năm để họ thấy mình cần làm gì vào lúc nào. Người dự buổi gặp từ phía hiệp hội thường là người phải trình lên cấp trên, nên tài liệu càng dễ chuyển tiếp càng tốt. Bắt đầu sớm trong giai đoạn nền móng của lộ trình tổ chức triển lãm thủy sản, vì phản hồi của tổ chức thường mất vài tuần. Khi đã đồng ý, ghi lại bằng văn bản ngắn: quyền dùng logo, quyền lợi hai bên, đầu mối liên lạc, thời hạn. Bảo trợ nên được xem lại và gia hạn mỗi kỳ. Kết quả cuối kỳ gửi cho họ trước khi bạn mời tiếp, đúng như cách báo cáo cho nhà tài trợ ở bài tài trợ triển lãm thủy sản.
Cần người làm việc với tổ chức ngành?
Nếu bạn đang tìm cách có bảo trợ triển lãm thủy sản từ cơ quan, hiệp hội hoặc viện trường và cần người soạn đề xuất, đi gặp và theo dõi thỏa thuận, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Cho biết vùng nuôi, loài chủ lực và các tổ chức bạn đang cân nhắc.
Một dòng chữ bảo trợ chỉ có giá khi người đứng sau dòng chữ ấy thật sự có mặt trong chương trình.