Người nuôi tôm không tự tìm đến triển lãm cách nhà mấy trăm cây số, còn nhà trưng bày thì cần biết có khách thật trước khi trả tiền thuê gian hàng. Roadshow là cách ban tổ chức đi ngược chiều: mang show đến gặp người trong ngành, ngay tại vùng nuôi của họ.
Roadshow trước triển lãm là gì, và làm thế nào để một chuỗi buổi gặp ở tỉnh trở thành công cụ bán hàng chứ không phải một chuyến đi tốn kém? Bài này gồm định nghĩa, cách chọn tỉnh, khung chương trình một buổi, ngân sách, thước đo và những lỗi hay gặp. Nền tảng là phần marketing sự kiện và bán gian hàng trong giáo trình CEM.
Roadshow trước triển lãm là gì, làm gì cho show
Roadshow là chuỗi sự kiện nhỏ do ban tổ chức tổ chức ở nhiều địa phương trước ngày khai mạc, nhằm giới thiệu show, trao đổi kiến thức, củng cố quan hệ và tạo đà cho kỳ chính. Với triển lãm thủy sản, nó phục vụ ba mục tiêu cùng lúc.
- Bán gian hàng: gặp trực tiếp bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp đầu vào có mặt ở vùng đó.
- Kéo khách: thu đăng ký của người nuôi, đại lý, hợp tác xã ngay tại buổi.
- Dựng quan hệ: làm quen với hiệp hội địa phương, cơ quan quản lý và đại lý, những người sau này giúp mời khách.
Giáo trình CEM nhấn mạnh trong B2B, xây dựng quan hệ cá nhân là trọng tâm của marketing, và chu kỳ bán hàng cần chạm lại khách tiềm năng ít nhất mỗi 90 ngày (xem sales cycle bán gian hàng). Roadshow là một cách có lý do chính đáng để chạm lại.
Chọn tỉnh
Đừng đi quá nhiều nơi. Chọn tỉnh từ hai nguồn dữ liệu: nơi có nhiều người nuôi đăng ký ở kỳ trước nhưng tỷ lệ đến thấp, và nơi có nhiều doanh nghiệp đầu vào đặt văn phòng đại diện. Ba đến năm điểm là đủ cho một đợt, và nên đặt ở những tỉnh mà người nuôi từ nhiều huyện lân cận có thể đến trong một buổi sáng. Hỏi đại lý địa phương xem tuần nào người nuôi rảnh nhất, thay vì chốt ngày từ văn phòng, nhất là khi vụ nuôi quyết định lịch của họ, như bài thời điểm tổ chức triển lãm thủy sản đã bàn.
Khung chương trình một buổi
Một buổi nửa ngày là hợp lý. Khung gợi ý như sau, thời lượng điều chỉnh theo địa điểm.
- Đón khách, đăng ký bằng mã QR, phát tờ giới thiệu show: bắt đầu từ cửa.
- Giới thiệu show ngắn gọn, nói thẳng điều người nuôi sẽ nhận được nếu đến: hội thảo nào, gặp ai, có xe không.
- Một hoặc hai bài kỹ thuật ngắn về vấn đề địa phương đang gặp, do kỹ thuật viên hoặc nhà nghiên cứu trình bày. Đề tài chọn theo cách ở bài hội thảo kỹ thuật tại triển lãm thủy sản.
- Hỏi đáp.
- Thời gian gặp gỡ, có trà nước hoặc bữa nhẹ, để các nhóm nói chuyện và nhà trưng bày tiềm năng gặp đại lý.
Điều quan trọng là phần kỹ thuật phải đáng đi. Nếu buổi roadshow chỉ có bài bán hàng, lần sau khách sẽ không đến. Còn nếu có nội dung thật, họ nhớ show như một thứ đem lại giá trị trước cả khi bước vào hội trường.
Đối tác địa phương và địa điểm
Mỗi buổi cần một đối tác địa phương: đại lý lớn, hiệp hội, hội nghề cá hoặc trung tâm khuyến nông. Họ lo khách mời, đôi khi cả địa điểm, và quan trọng hơn là lời mời của họ có sức nặng. Ban tổ chức cần thỏa thuận rõ ai làm gì, ai trả khoản nào, logo ai xuất hiện. Địa điểm là khách sạn hoặc hội trường quen thuộc ở huyện, không cần hoành tráng. Cách làm việc với tổ chức ngành được bàn ở bài hiệp hội bảo trợ triển lãm thủy sản.
Ngân sách và ai trả
Các khoản chính là thuê địa điểm, âm thanh, ăn nhẹ, đi lại và lưu trú của đội, in ấn, người nói. Hãy lập ngân sách theo từng buổi để so sánh buổi nào đem lại nhiều đăng ký nhất trên mỗi đồng chi. Một cách giảm chi phí là gắn buổi roadshow vào sự kiện sẵn có của đối tác địa phương, như họp đại lý định kỳ, thay vì tổ chức riêng. Có thể mời một nhà tài trợ lớn đứng tên cả chuỗi, như một hạng mục trong gói tài trợ ở bài tài trợ triển lãm thủy sản.
Thước đo
Bốn thước đo đủ dùng: số đăng ký thu được mỗi buổi, tỷ lệ những người đã đăng ký thật sự đến show, số gian hàng hoặc cuộc hẹn bán được từ buổi đó, và đánh giá của người dự. Gắn mã QR riêng cho mỗi buổi để biết đăng ký đến từ đâu, như cách đã nói ở bài mời người nuôi tôm đến triển lãm. Roadshow cũng là nơi tốt để giới thiệu chương trình bus-in cho các nhóm ở xa.
Lỗi hay gặp
- Đi quá nhiều tỉnh, mỗi nơi chỉ ghé qua một lần.
- Không có đối tác địa phương, nên buổi vắng.
- Toàn bài giới thiệu show, thiếu nội dung kỹ thuật.
- Không thu đăng ký tại chỗ, nên mất khách ngay sau buổi.
- Không theo dõi sau buổi: tuần sau không ai gọi lại những người đã đến.
Sau mỗi buổi, trong vòng một tuần, gửi tin cảm ơn kèm đường dẫn đăng ký, gọi lại các nhà trưng bày tiềm năng đã gặp, và ghi vào cùng bảng theo dõi dùng cho lộ trình tổ chức triển lãm thủy sản.
Cần người dựng và chạy roadshow?
Nếu bạn muốn hiểu roadshow trước triển lãm là gì khi áp vào show của mình, và cần người chọn tỉnh, dựng chương trình, làm việc với đối tác địa phương và chạy từng buổi, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Cho biết các tỉnh đang cân nhắc và ngân sách cho chuỗi.
Một buổi sáng ở huyện đáng hơn nhiều tháng treo banner ở thành phố.