Câu hỏi nhà trưng bày nào cũng hỏi trước khi ký: nên thuê gian bao nhiêu mét vuông? Hỏi sai hoặc trả lời vội, họ có thể thuê quá chật nên khách chen chúc, hoặc quá rộng nên thành quỹ tiền không hiệu quả. Ban tổ chức thường chỉ báo giá mà không giúp họ chọn.
Chọn diện tích gian hàng triển lãm thủy sản nên đi từ nhu cầu thật của từng loại doanh nghiệp. Bài này đề xuất bốn câu hỏi giúp nhà trưng bày tự chọn, bảng gợi ý theo nhóm sản phẩm và những điều ban tổ chức nên chuẩn bị để hướng dẫn họ.
Gian 9 m² là gì
Mô-đun phổ biến nhất của gian tiêu chuẩn là 3 m nhân 3 m, tức 9 m². Giáo trình CEM mô tả gian dạng dãy thường sâu 10 feet hay 3 m, và có thể ghép nhiều mô-đun thành gian dài tùy ý. Một gian 10 feet nhân 10 feet khoảng 9 m². Các mô-đun lớn hơn thường gặp ở triển lãm trong ngành này là 12, 15, 18 m², rồi các gian rộng 36 m² trở lên, nhưng con số cụ thể do từng ban tổ chức quy định nên luôn đọc sơ đồ của kỳ show. Gian đã dựng sẵn vách, biển tên, đèn và ổ cắm gọi là shell scheme, gian chỉ cung cấp sàn là space only, như bài shell scheme là gì giải thích. Diện tích bán ra tính theo diện tích ròng, khác diện tích tổng, theo bài net và gross square footage.
Bốn câu hỏi để chọn diện tích gian hàng triển lãm thủy sản
- Bao nhiêu người đứng gian cùng lúc? Hai người đứng cạnh bàn tiếp khách cần chỗ khác với năm người gồm kỹ thuật và kinh doanh. Tính cả người nghỉ luân phiên.
- Có trình diễn thiết bị, bể nước hay màn hình không? Trình diễn cần chỗ cho người xem đứng, nếu không họ chặn lối đi của chính gian.
- Có tiếp khách ngồi họp tại gian không? Một bàn bốn chỗ cùng lối vào là một nhu cầu diện tích riêng, rất khác với gian chỉ phát tờ rơi.
- Có mẫu, bao bì, kho nhỏ cần chỗ không? Doanh nghiệp thức ăn thường mang nhiều bao mẫu, còn doanh nghiệp giống và vi sinh cần chỗ để mẫu nhỏ.
Hãy dạy nhà trưng bày vẽ thử ra giấy: ô vuông cho bàn họp, quầy mẫu, màn hình, lối vào, rồi nhìn xem cái gì không vừa. Cách này nhanh và thường lộ ra rằng 9 m² thiếu hoặc 18 m² thừa.
Một ví dụ giả định cho dễ hình dung. Một doanh nghiệp thức ăn cử hai kỹ thuật viên và một giám đốc vùng, muốn tiếp đại lý ngồi họp và phát mẫu. Họ cần bàn họp bốn chỗ, quầy mẫu, một màn hình và chỗ cất bao mẫu, nên 9 m² quá chật còn 18 m² vừa. Một doanh nghiệp phần mềm quan trắc chỉ cần màn hình, hai ghế và quầy nhỏ, nên 9 m² còn dư, và khoản tiền tiết kiệm có thể chuyển sang một vị trí tốt hơn.
Gợi ý theo nhóm sản phẩm
Bảng sau là gợi ý để mở đầu cuộc nói chuyện, không phải quy tắc.
- Trại giống, vi sinh, thuốc: 9 m² thường đủ nếu trọng tâm là gặp kỹ thuật viên và đại lý, kèm một quầy mẫu nhỏ.
- Công nghệ, phần mềm quan trắc: 9 m² với màn hình và hai ghế, vì trình diễn chủ yếu trên màn hình.
- Thức ăn: 18 m² trở lên, vì cần khu tiếp đại lý, khu mẫu và bàn ngồi họp.
- Thiết bị ao nuôi: space only, vì máy móc cần sàn rộng và không hợp với vách có sẵn. Cần tính tải trọng và điện, như bài gian hàng triển lãm thủy sản có bể nước.
- Máy chế biến, bảo quản: space only, ưu tiên khu gần bến bốc dỡ.
Vị trí cũng là diện tích
Hai gian cùng 18 m² có giá trị khác nhau nếu một gian nằm giữa dãy, gian kia ở góc. Giáo trình CEM mô tả năm cấu hình gian: gian dãy, gian chu vi, gian đầu dãy, gian bán đảo và gian đảo, trong đó gian ở góc hay gian đảo có hai đến bốn mặt tiếp xúc lối đi và dễ thu hút hơn. Nhà trưng bày nên được cho xem sơ đồ có giá trước khi chọn, như cách làm ở bài chiến lược định giá gian hàng và hệ thống điểm ưu tiên chọn gian hàng.
Ban tổ chức nên chuẩn bị gì
- Một bảng mô-đun rõ: mỗi mô-đun gồm gì (vách, biển tên, đèn, ổ cắm, bàn ghế), điều gì tính thêm.
- Ba bố cục mẫu kèm ảnh: gian 9 m² cho công nghệ, gian 18 m² cho thức ăn, gian space only cho thiết bị.
- Một câu hỏi trong biểu mẫu đăng ký về số người đứng gian và nhu cầu trình diễn, để nhân viên bán hàng có cơ sở gợi ý.
- Cách nâng cấp: khách thuê 9 m² được quyền chuyển sang 18 m² nếu còn chỗ, với giá chênh. Cách này giữ được khách cũ khi họ lớn dần.
Đừng đặt quá nhiều loại mô-đun. Mỗi mô-đun phụ là một dòng trên sơ đồ, một dòng trên hợp đồng, một lý do để nhầm. Bài exhibitor kit cho biết nên gửi gì cho nhà trưng bày sau khi họ ký.
Cần người hướng dẫn nhà trưng bày chọn gian?
Nếu bạn muốn nhà trưng bày chọn diện tích gian hàng triển lãm thủy sản đúng nhu cầu và cần bảng mô-đun, bố cục mẫu hoặc người tư vấn qua điện thoại, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi sơ đồ địa điểm và danh sách mô-đun đang bán.
Một gian vừa đủ luôn kể được chuyện của doanh nghiệp, một gian quá rộng chỉ kể chuyện về cái bàn trống.