Đánh số gian hàng triển lãm: cách đặt số để khách tìm ra gian

Có một thứ người nuôi tôm nhớ ở triển lãm: tên công ty, màu bao thức ăn, hình con vật trên bảng hiệu. Họ ít khi nhớ gian số bao nhiêu. Nhưng đội dựng gian, nhà thầu giao hàng, nhân viên đăng ký, người hướng dẫn và cả hệ thống chỉ dẫn đều làm việc bằng số gian. Một cách đánh số lộn xộn khiến cả chuỗi đó chậm lại.

Bài này nói về cách đánh số gian hàng triển lãm theo giáo trình CEM, rồi cách kết hợp số với tên khu và màu để người nuôi tìm đúng gian mà không cần nhớ số.

Mục tiêu của việc đánh số

Giáo trình CEM đặt mục tiêu rất đơn giản: hệ thống đánh số phải logic, trực quan và dễ theo dõi. Khách cần tìm gian với ít chỉ dẫn nhất có thể. Có một chi tiết dễ quên: số gian dùng lúc dựng thường không còn nhìn thấy sau khi trải thảm và dựng vách. Trung tâm hội nghị thường có biển số treo ở lối đi hoặc ở gian, còn khách sạn hoặc địa điểm khác dựa nhiều vào đồ họa dán sàn. Biển số cần được tính vào biển chỉ dẫn triển lãm ngay từ đầu, không để đến phút cuối.

Ba kiểu đánh số

1. Street-style. Số chẵn nằm một bên lối đi, số lẻ bên kia, giống nhà trên phố. Giáo trình gọi đây là kiểu phổ biến nhất vì khách quen với nó hằng ngày.
2. Sequential. Đánh số liên tục quanh chu vi hội trường hoặc theo thứ tự, thường dùng cho show nhỏ hoặc chỉ gồm các bàn. Với lối đi dài, chia theo loạt: loạt 100 ở bên trái, loạt 200 ở bên phải, để tránh số bốn chữ số.
3. Serpentine. Số chạy lên một lối rồi quay xuống lối kế tiếp. Giáo trình nói hiếm khi dùng, chỉ trong hội trường nhỏ, và nếu dùng thì phải đánh dấu số thật rõ.

Với triển lãm thủy sản, street-style là lựa chọn mặc định. Nếu hội trường dài và lối đi nhiều, cân nhắc sequential theo loạt trăm, rồi bổ sung bằng màu khu.

Mẹo của giáo trình để sơ đồ không rối khi đổi

Đây là phần có ích nhất, vì sơ đồ gần như chắc chắn đổi: gian bán thêm, gian hủy, gian ghép thành đảo.

• Bỏ qua một số trong dãy khi đi ngang lối ngang hoặc khoảng trống có thể làm gian. Sau này nếu thêm gian vào đó, không phải đặt số kiểu 103a.
• Khi ghép gian đảo hoặc bán đảo, dùng số thấp nhất trong nhóm làm số gian ghép. Số này giữ sự nhất quán.
• Khi sơ đồ gốc đã có đảo hoặc bán đảo, giữ lại các số còn lại của từng gian thành phần. Nếu nhà trưng bày đảo hủy, ban tổ chức tách ra và bán lại từng gian dãy mà không phải đánh số lại.

Ví dụ. Bốn gian 201, 202, 203, 204 được bán gộp thành một gian đảo cho nhà trưng bày thiết bị, gọi là gian 201, và các số 202, 203, 204 giữ nguyên trong sổ. Nếu họ rút lui trước ngày dựng, ban tổ chức tách lại thành bốn gian dãy và bán tiếp, không phải đổi số ở danh bạ, hợp đồng hay biển báo. Chuyện tách gian khi hủy cũng liên quan tới bài gian hàng bỏ trống.

Số cộng với khu và màu

Người nuôi thường tìm gian theo ba cách: theo tên thương hiệu, theo nhóm hàng và theo số. Hầu như không ai bắt đầu từ số, trừ khi đã có danh sách trong tay. Vì vậy, số nên đi cùng hai lớp khác.

• Tên khu theo chuỗi giá trị. Ví dụ khu giống, khu thức ăn, khu thuốc và vi sinh, khu thiết bị, khu công nghệ, khu chế biến. Cách chia khu đã bàn ở bài phân nhóm nhà trưng bày theo chuỗi giá trị.
• Màu khu. Mỗi khu một màu trên biển treo, đồ họa sàn và bản đồ. Khách đi từ xa đã biết mình đang ở khu nào.
• Danh bạ có lọc theo khu. Bản in và bản điện thoại, có mã QR ở cửa vào. Nhà trưng bày tìm bằng tên, hệ thống trả về số và khu.

Số vẫn cần, vì mọi quy trình vận hành dựa vào nó. Nhà thầu dịch vụ chính đánh dấu sàn theo số. Nhãn gửi hàng ghi số gian. Thẻ đăng ký, lịch hẹn matchmaking và danh sách nhà tài trợ đều dùng số gian. Có thể thêm số vào bộ cẩm nang gửi nhà trưng bày để mọi bên ghi giống nhau.

Lỗi thường gặp

1. Đánh số theo thứ tự ký hợp đồng thay vì vị trí. Khách không thể đoán gian 47 ở đâu so với gian 46.
2. Bỏ số kiểu cho đẹp, như tránh số nào đó nhưng chưa nói rõ lý do với nhà trưng bày. Nếu có nhà trưng bày quốc tế đề nghị đổi số, hãy hỏi lý do và thống nhất trước khi sơ đồ phát hành.
3. Dùng ký hiệu chữ lẫn số khác nhau ở từng khu. Chọn một quy tắc và giữ nguyên.
4. In sơ đồ trước khi chốt nguyên tắc đổi số. Khi có gian ghép hoặc tách, sơ đồ trên tay khách thành lỗi thời. Bản cập nhật cần có ngày.
5. Quên đánh số lối thoát và khu tiện ích. Nên có ký hiệu riêng cho nhà vệ sinh, quầy đăng ký, khu hội thảo, khu đặc biệt.

Hình dung một show như sau. Một show chia hội trường thành sáu dãy, dùng street-style và loạt trăm. Mỗi dãy có biển treo màu riêng, và mã QR ở cửa vào dẫn tới danh bạ lọc theo khu. Người nuôi đến lần đầu không biết gian cần tìm số mấy, nhưng biết "khu thức ăn, màu cam". Họ đi thẳng tới đúng dãy rồi nhìn biển số.

Cần xây hệ thống đánh số cho triển lãm thủy sản?

Nếu bạn cần quy tắc đánh số, bản đồ khu theo màu hoặc cách cập nhật sơ đồ khi gian hủy và ghép, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi sơ đồ dự kiến và cách chia khu.

Khách không bao giờ khen cách đánh số. Họ chỉ phàn nàn khi nó sai.