Sáng ngày khai mạc, sơ đồ in sẵn ghi từng số gian, và vài ô vẫn trắng. Một nhà trưng bày thiết bị báo hàng còn nằm ở cảng. Một trại giống báo mẫu giống chưa được cấp phép vận chuyển. Một công ty thức ăn rút vì giá tôm giảm khiến ngân sách phải cắt. Mỗi gian trống là một khoảng hở giữa hai gian đã trả tiền, và khách đi ngang sẽ nhìn thấy nó trước khi nhìn thấy bất cứ thứ gì khác.
Bài này nói về cách xử lý gian hàng bỏ trống theo giáo trình CEM, rồi đặt vào bối cảnh triển lãm thủy sản, nơi lý do vắng mặt có phần khác với show thông thường.
Gian trống đến từ đâu
Ở triển lãm thủy sản, những lý do hay gặp gồm:
- Hàng kẹt ở cảng hoặc hải quan, nhất là thiết bị nặng và hàng đi đường biển.
- Mẫu sinh học cần giấy phép vận chuyển hoặc kiểm dịch, và hồ sơ chưa xong kịp.
- Dịch bệnh ở trại khiến nhân sự phải ở lại, hoặc doanh nghiệp tạm dừng đi lại để giữ an toàn sinh học.
- Giá tôm hay chi phí đầu vào biến động mạnh, doanh nghiệp cắt chi marketing sau khi đã ký.
- Visa, chuyến bay hoặc thủ tục thanh toán của nhà trưng bày quốc tế.
Hầu hết các lý do này có dấu hiệu từ vài tuần trước. Vì vậy, công việc nên bắt đầu sớm hơn nhiều so với buổi sáng khai mạc.
Chính sách no-show phải có từ trước
Giáo trình CEM nhấn mạnh phải có chính sách cho nhà trưng bày vắng mặt trước khi show diễn ra. Theo giáo trình, no-show xảy ra khi nhà trưng bày không đến trước giờ mở cửa. Hợp đồng nên làm rõ bốn điều.
- Định nghĩa. Mốc giờ cụ thể nào được tính là không đến, và mốc đó gắn với giờ chốt dựng gian hay giờ mở cửa.
- Hạn xác nhận. Nhà trưng bày phải báo tình trạng hàng và nhân sự trước một thời điểm nhất định.
- Hậu quả. Mất tiền cọc hay không, mất điểm ưu tiên ở kỳ sau hay không. Đây là chỗ liên quan đến liquidated damages và điều khoản force majeure, vốn cần đọc cùng nhau.
- Ngoại lệ. Trường hợp đã báo sớm và có lý do hợp lý, như hàng bị giữ do lỗi của hãng vận chuyển.
Giáo trình cũng nhắc ban tổ chức cần quyết định trước họ sẽ làm gì ở kỳ sau nếu nhà trưng bày đó đăng ký lại. Việc này liên quan trực tiếp đến hệ thống điểm ưu tiên chọn gian.
Ba cách xử lý chỗ trống
Giáo trình CEM đưa ra các phương án tùy hoàn cảnh.
- Giữ nguyên chỗ và đặt biển giải thích, khi hàng trưng bày thất lạc nhưng nhà trưng bày vẫn đang trên đường.
- Dành sẵn chỗ và đồ trưng bày thay thế cho đội của nhà trưng bày, nếu và khi họ đến.
- Đặt ghế nghỉ, xe cà phê hoặc vật trang trí để chỗ trống không lộ ra và không thành nơi đổ rác.
Ở show thủy sản, lựa chọn thứ ba có thể cụ thể hơn: một khu nghỉ có sạc điện thoại cho người nuôi, bàn đăng ký lịch hẹn matchmaking, điểm thông tin, hoặc tấm bảng giới thiệu các nhà trưng bày tham gia lần đầu. Tránh dùng chỗ trống để đặt bể, mẫu hay hàng hóa của bên thứ ba, vì như vậy sẽ kéo theo nguy cơ về nước và vệ sinh mà bài an toàn sinh học tại triển lãm đã nói.
Phát hiện sớm bằng lịch nhắc
Lý do vắng mặt hiếm khi bất ngờ. Một lịch liên lạc đơn giản giúp bắt tín hiệu sớm. Các mốc sau chỉ là gợi ý, không phải quy chuẩn của giáo trình.
- Sau khi ký, hỏi lịch vận chuyển và mã theo dõi hàng ngay trong exhibitor kit.
- Khoảng hai tuần trước dựng gian, hỏi hàng đã qua hải quan chưa, giấy phép cho mẫu sinh học đã có chưa. Chuyện vận chuyển nội bộ ở hội trường nằm trong bài drayage.
- Ngày dựng đầu tiên, điểm danh từng gian bằng danh sách có tên người liên hệ tại hiện trường.
- Chốt một giờ cắt đêm trước ngày mở cửa, sau đó chuyển gian sang phương án lấp chỗ.
Với show có đông nhà trưng bày quốc tế, thêm một bước: xác nhận visa và vé máy bay của người trực tiếp đứng gian.
Sau show, ghi lại để không lặp
Giáo trình CEM nhắc cần xác định hành động đối với kỳ sau nếu cùng nhà trưng bày đăng ký. Ngoài hồ sơ nội bộ, cập nhật ngay sơ đồ và danh bạ nhà trưng bày, bỏ tên các gian không đến, để khách không đi tìm một gian không tồn tại. Trong mẫu ngân sách của CEM có riêng dòng doanh thu từ gian hủy, nên ghi nhận chính xác khoản thu hay mất ở đó cũng là một phần của việc làm sổ sách sạch. Người đi sàn giữ danh sách gian trống mỗi ngày, như bài floor manager mô tả.
Một ví dụ cho dễ thấy. Một nhà trưng bày máy cho ăn tự động đến đúng ngày nhưng thùng hàng kẹt ở cảng. Ban tổ chức cho họ mượn một bàn và màn hình ở khu thông tin, đặt biển "Thiết bị đang trên đường, mời để lại thông tin". Hai ngày sau hàng đến, họ dựng vào buổi sáng yên và nhận được mấy chục lượt để lại liên hệ. Không ai mất mặt, và gian bên cạnh không phải đứng cạnh một khoảng trắng suốt hai ngày.
Cần chính sách no-show và kế hoạch lấp chỗ trống?
Nếu bạn cần soạn điều khoản no-show, lịch liên lạc với nhà trưng bày hoặc phương án lấp chỗ cho một triển lãm thủy sản, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi hợp đồng thuê gian mẫu và lịch dựng gian hiện có.
Chỗ trống nào cũng sẽ có người nhìn thấy. Việc của ban tổ chức là quyết định họ nhìn thấy gì.