Nên báo giá gian hàng bằng đồng tiền nào cho nhà trưng bày nước ngoài?

Chọn một đồng tiền tham chiếu và dùng nhất quán trong bản chào gian hàng, hợp đồng và hóa đơn. Giáo trình CEM nói ban tổ chức cần quyết định đồng tiền (hoặc các đồng tiền) dùng trong suốt vòng đời show ngay từ lúc lập ngân sách. Đồng tiền nên khớp phần lớn chi phí và nguồn thu để giảm rủi ro tỷ giá.

Ai nên chịu phí ngân hàng khi nhận tiền từ nước ngoài?

Hợp đồng nên ghi rõ. Cách thường dùng là yêu cầu bên chuyển chịu toàn bộ phí ngân hàng của lệnh chuyển để ban tổ chức nhận đủ số trên hóa đơn. Câu hỏi này cũng cần kiểm tra với ngân hàng của ban tổ chức.

Có nên nhận tiền mặt tại quầy không?

Với show B2B, giáo trình CEM cho biết phần lớn đã chuyển sang không dùng tiền mặt vì rủi ro an ninh, sai sót và yêu cầu kiểm soát chống rửa tiền. Nên chỉ nhận chuyển khoản hoặc thanh toán điện tử.

Thu tiền gian hàng từ nhà trưng bày nước ngoài: tiền tệ và phí

Một nhà trưng bày thiết bị từ nước ngoài ký hợp đồng gian hàng vào đầu năm. Giá niêm yết bằng một đồng tiền. Họ chuyển đợt đầu bằng đồng tiền của mình, đợt hai vài tháng sau. Giữa hai đợt, tỷ giá nhích. Ngân hàng nước họ lấy phí, ngân hàng ban tổ chức lấy thêm phí. Số tiền vào tài khoản không khớp hóa đơn, và cả hai bên đều cho rằng bên kia phải bù.

Đây là chuyện nhỏ nhưng rất hay xảy ra với show có nhà trưng bày quốc tế, trong đó có triển lãm thủy sản. Bài này nói về thu tiền gian hàng từ nhà trưng bày nước ngoài theo phần tiền tệ trong giáo trình tài chính CEM.

Quyết định đồng tiền ngay khi lập ngân sách

Giáo trình CEM nêu rõ, trong giai đoạn lập ngân sách, ban tổ chức phải xác định đồng tiền (một hay nhiều) dùng suốt vòng đời của triển lãm. Giáo trình lưu ý hai tình huống phát sinh nhiều vấn đề tiền tệ: show tổ chức ở nước khác với nước đặt trụ sở của ban tổ chức, và show tổ chức trong nước nhưng đón nhiều khách quốc tế. Show thủy sản của nhiều nước nằm đúng trường hợp thứ hai.

Các vấn đề giáo trình liệt kê gồm hợp đồng hối đoái, hợp đồng tương lai và chiến lược phòng ngừa rủi ro tỷ giá, nhu cầu dùng nhiều đồng tiền, và hiểu biết về tỷ giá. Nếu nhân sự chưa ai đủ trình độ làm việc với ngoại tệ, giáo trình khuyên mạnh việc tham vấn chuyên gia trao đổi ngoại hối.

Quả địa cầu đặt trên bàn làm việc, gợi ý thị trường quốc tế

Sáu câu hỏi giáo trình đặt ra

Khi sự kiện diễn ra ngoài nước của tổ chức, hoặc có nhiều thanh toán quốc tế, giáo trình hỏi:

Các khoản phải trả sẽ được xử lý thế nào và bằng đồng tiền nào?
Ngoài biến động tỷ giá còn có chi phí phát sinh nào?
Phí đăng ký và phí gian hàng có nhận bằng nhiều đồng tiền không?
Xử lý trực tuyến bằng nhiều đồng tiền có kèm phí cổng thanh toán nào?
Làm thế nào để rút hoặc chuyển tiền từ tài khoản nước ngoài về nước của ban tổ chức?
Có nên mở tài khoản ngân hàng tại nơi tổ chức để quản lý khoản phải thu và phải trả không?

Câu trả lời cho từng câu cần nằm trong tài liệu nội bộ trước khi bản chào gian hàng gửi đi.

Gợi ý cho show thủy sản

Các điểm dưới đây ngoài giáo trình, nhưng ăn khớp với các câu hỏi trên.

Chọn một đồng tiền tham chiếu. Dùng nhất quán trong bản chào gian hàng, hợp đồng, hóa đơn. Cố gắng chọn đồng tiền khớp phần lớn chi phí và nguồn thu của show để giảm rủi ro.
Ghi quy tắc quy đổi vào hợp đồng. Nếu thanh toán bằng đồng tiền khác, ghi rõ tỷ giá nào, của ngân hàng nào, vào ngày nào.
Ghi rõ ai chịu phí ngân hàng. Cách thường dùng là yêu cầu bên chuyển chịu toàn bộ phí chuyển, thường gọi là OUR, để số nhận đủ như hóa đơn. Xác nhận với ngân hàng của ban tổ chức.
Chia đợt thanh toán. Đợt đặt cọc khi ký, đợt còn lại trước ngày dựng. Mỗi đợt có hạn và có hậu quả khi trễ, như bài liquidated damages mô tả.
Hoàn tiền bằng đúng đồng tiền và kênh đã nhận, kể cả khi gian bị hủy hay vắng mặt, ghi rõ trong chính sách ở bài gian hàng bỏ trống.
Cổng thanh toán thẻ nếu có. Giáo trình nhắc các khoản phí xử lý trực tuyến phát sinh khi giao dịch nhiều đồng tiền. Hãy xem phí này do ai trả.

Máy tính cầm tay đặt cạnh laptop trên bàn làm việc, minh họa việc tính phí và quy đổi

Rủi ro tỷ giá của ban tổ chức

Giữa lúc ký và lúc nhận tiền, tỷ giá có thể thay đổi. Ban tổ chức có ba lựa chọn đơn giản.

Khớp đồng tiền thu và chi. Nếu chi phí lớn nhất là thuê địa điểm bằng đồng tiền địa phương, thu bằng đồng tiền đó hoặc giữ phần ngoại tệ để chi cho phần chi bằng ngoại tệ.
Ghi biên độ vào hợp đồng. Một điều khoản cho phép điều chỉnh giá khi tỷ giá lệch quá một mức đã thỏa thuận.
Phòng ngừa qua ngân hàng. Giáo trình nhắc tới hợp đồng hối đoái và chiến lược phòng ngừa, nên tham vấn chuyên gia trước khi dùng.

Rủi ro tỷ giá cần có trong bảng PEST và trong khoản dự phòng ngân sách của show. Chuyện nhà trưng bày nước ngoài nói chung đã được bàn ở bài thu hút nhà trưng bày quốc tế và international pavilion.

Tiền mặt

Giáo trình cho biết phần lớn ban tổ chức đã bỏ nhận tiền mặt vì lý do bền vững. B2C vẫn cần, còn B2B phần lớn đã chuyển sang không dùng tiền mặt. Có mấy lý do: bộ phận ngân quỹ xem xét quy trình vì có nguy cơ rửa tiền, an ninh khi cầm tiền mặt tại hiện trường kém hơn nhiều so với chuyển khoản, sai sót do con người và khó theo dõi. Với show thủy sản B2B, nên đặt chính sách không nhận tiền mặt tại quầy và ghi rõ trong exhibitor kit.

Một ví dụ cho hợp đồng. Ban tổ chức ghi vào hợp đồng: giá niêm yết một đồng tiền, thanh toán hai đợt, nhà trưng bày chịu toàn bộ phí chuyển, quy đổi theo tỷ giá bán của ngân hàng ban tổ chức ngày nhận tiền. Khi đợt hai về, số tiền khớp hóa đơn, hai bên không phải trao đổi qua lại. Việc thiếu vài khoản phí nhỏ, nếu xảy ra, đã có điều khoản để xử lý.

Cần thiết kế quy trình thu tiền cho nhà trưng bày quốc tế?

Nếu bạn cần soạn điều khoản tiền tệ và phí ngân hàng, lịch thanh toán nhiều đợt hoặc mẫu thông báo cho nhà trưng bày nước ngoài của một triển lãm thủy sản, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi hợp đồng thuê gian mẫu hiện có. Phần tỷ giá và thuế nên được kế toán hoặc chuyên gia ngoại hối xác nhận.

Khoản phí nhỏ nào cũng nên có tên người trả, viết ngay trong hợp đồng.